廃業の手紙の書き方と例文集！取引先・顧客に失礼なく伝える

廃業を決めたとき、多くの方が最後まで悩むのが「どのように伝えるか」です。

特に、取引先や顧客へ送る手紙は、事業の締めくくりとしての印象を大きく左右します。

形式を誤ると失礼に受け取られたり、逆に簡素すぎて誠意が伝わらないこともあります。

この記事では、廃業の手紙に必要な基本マナーから、相手別にそのまま使える例文、A4一枚想定のフルバージョン例文までを網羅的に紹介します。

理由の書き方や文体の考え方、避けたい表現なども丁寧に解説しているため、初めて廃業の通知を書く方でも安心です。

感謝と区切りをきちんと形にしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

廃業にあたり手紙を書くべき理由とは

廃業を決めたとき、多くの方が「どこまで、どのように伝えるべきか」で迷います。

この章では、なぜ廃業の連絡に手紙が適しているのか、そして連絡方法を誤るとどのような問題が起きやすいのかを整理します。

なぜ廃業の連絡は「手紙」が最も丁寧なのか

廃業の手紙は、単なる業務連絡ではありません。

これまで関わってきた相手に対し、区切りをつけるための正式な意思表示です。

電話や口頭連絡は手軽ですが、内容が正確に伝わらなかったり、受け取り方に差が出やすいという側面があります。

その点、手紙は内容を整理したうえで、同じ情報を公平に伝えられます。

また、文面として残るため、相手側の事務処理も進めやすくなります。

廃業の手紙は、これまでの関係を丁寧に締めくくるための、最も誠実な伝達手段です。

連絡方法	特徴	廃業連絡への適性
手紙	内容が正確に伝わり、記録として残る	非常に高い
電話	即時性はあるが記録が残らない	補足的に有効
メール	手軽だが略式な印象になりやすい	関係性による

口頭やメールだけでは不十分になるケース

特に注意したいのは、重要な取引先や長年の顧客に対する連絡です。

口頭のみで済ませると、「聞いていない」「認識が違う」といった行き違いが起こりやすくなります。

また、メールだけの連絡は、事務的すぎる印象を与えてしまうことがあります。

相手との関係が長いほど、突然の簡易連絡は違和感を持たれやすいものです。

廃業という節目だからこそ、形式を整えた手紙が信頼関係の最後を支えます。

なお、手紙を送ったうえで、必要に応じて電話やメールで補足する方法は非常に効果的です。

これにより、丁寧さと実務的な配慮の両方を満たすことができます。

「きちんとした形で伝えた」という事実は、廃業後の印象にも大きく影響します。

次章では、実際に手紙を書く前に必ず押さえておきたい基本マナーを詳しく解説します。

廃業の手紙を書く前に必ず押さえる基本マナー

廃業の手紙は、内容以前に「書き方そのもの」で印象が決まることがあります。

この章では、送る時期や手段、文体の考え方など、最低限守るべき基本マナーを整理します。

廃業の手紙を送る適切なタイミング

廃業の連絡は、相手に準備の時間を与える配慮が欠かせません。

一般的には、廃業予定日の1〜2か月前を目安に送付するのが無難です。

特に取引先の場合、契約や発注、支払いの調整が必要になるため、早めの連絡が信頼につながります。

「早すぎるかも」と感じるくらいが、相手にとってはちょうど良いタイミングです。

相手	通知の目安時期	補足
主要な取引先	1〜2か月前	業務調整の時間を確保するため
一般顧客	2〜3週間前	混乱を防ぐため早めが望ましい
関係先全般	可能な限り同時期	情報の行き違いを防ぐ

郵送・メール・手渡しの使い分け

廃業の手紙は、原則として郵送が最も丁寧な方法とされています。

封書で届く文書は、相手に「正式な連絡」という認識を持ってもらいやすいからです。

一方で、すべてを郵送に限定する必要はありません。

関係性や状況に応じて、メールや手渡しを併用するのが現実的です。

送付方法	向いている相手	注意点
郵送	取引先・長年の関係先	文面は丁寧に整える
メール	日常的に連絡を取る相手	略式になりすぎない
手渡し	直接会う機会がある相手	封筒に入れて渡す

メールのみで済ませる場合でも、後日正式な書面を送ると印象が大きく変わります。

失礼にならない文体とトーンの考え方

廃業の手紙では、理由や事情を詳しく説明する必要はありません。

それよりも、「感謝」と「区切り」を丁寧に伝える文体が重要です。

基本は、落ち着いた敬語を使い、感情的な表現を控えることです。

前向きな言葉を添えることで、読み手の受け取り方も柔らかくなります。

丁寧で簡潔、この2点を意識するだけで、失礼に感じられる可能性は大きく下がります。

次章では、実際に手紙に必ず盛り込むべき内容を具体的に解説します。

廃業の手紙に必ず入れるべき内容一覧

廃業の手紙は、形式を守るだけでは不十分です。

必要な要素が過不足なく入っていることで、相手にとって分かりやすく、誠意の伝わる文書になります。

感謝の言葉を最優先に書く理由

廃業の手紙で最も大切なのは、事情の説明ではありません。

まず最初に伝えるべきなのは、これまでの関わりに対する感謝です。

相手は「なぜ廃業するのか」よりも、「どのように締めくくられるのか」を見ています。

そのため、感謝の言葉が後回しになると、事務的で冷たい印象になりやすくなります。

廃業の手紙は、感謝から始まり、感謝で終えるのが基本です。

使いやすい感謝表現	使う場面
長年にわたりお引き立てを賜り	取引先向け
日頃よりご愛顧いただき	顧客向け
温かいご支援をいただき	個人事業主全般

廃業日・業務終了日の正しい書き方

廃業の手紙では、終了日を明確に示すことが欠かせません。

日付が曖昧だと、相手側の対応が遅れたり、誤解が生じる原因になります。

「本年〇月末日をもって」「令和〇年〇月〇日をもちまして」など、正式な表現を使いましょう。

和暦と西暦は、どちらかに統一すると読みやすくなります。

表現例	印象
令和〇年〇月〇日をもちまして	最も正式
本年〇月末日をもって	やや柔らかい
〇月いっぱいで	親しい相手向け

「近日中」「近く」といった表現は、廃業の手紙では避けましょう。

今後の問い合わせ先や対応の書き方

廃業後も、確認事項や事務的な連絡が発生することがあります。

そのため、最低限の連絡先を記載しておくと親切です。

個人名のみ、またはメールアドレスのみでも問題ありません。

重要なのは、「連絡が取れる先がある」という安心感を相手に与えることです。

記載内容	例
連絡先	〇〇（個人名）
対応期間	〇年〇月末まで

すべてを詳しく書く必要はありません。

簡潔に、必要最低限を整えることが、読み手への配慮になります。

次章からは、実際にそのまま使える例文をシーン別に紹介していきます。

そのまま使える廃業の手紙の例文【取引先向け】

ここからは、取引先に送るための廃業の手紙の例文を紹介します。

すべて、形式を整えたうえで、文言を最小限調整すればすぐに使える内容です。

法人取引先に送る正式な廃業通知の例文

まずは、もっとも基本となる正式な例文です。

初めて廃業の手紙を書く方は、この形をベースに考えると安心です。

想定	内容
相手	法人・継続的な取引先
文量	標準（A4・約3分の2）

【例文】

拝啓　〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、突然のお知らせとなり恐縮ではございますが、弊社〇〇は、令和〇年〇月〇日をもちまして廃業することとなりました。

これまで長年にわたり賜りましたご厚情に対し、心より御礼申し上げます。

廃業に伴い、現在進行中の件につきましては、誠意をもって対応させていただきます。

略儀ながら、書中をもちまして廃業のごあいさつを申し上げます。

末筆ながら、貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

取引先向けは、理由を深く書かず、感謝と事実を端的に伝えるのが基本です。

長年の取引先に配慮した柔らかい例文

次は、関係性が長く、少し気持ちを込めたい場合の例文です。

形式は保ちつつ、言葉をやや柔らかくしています。

想定	内容
相手	長年の取引先
文体	丁寧だが硬すぎない

【例文】

拝啓　〇〇の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

平素より格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。

さて、このたび誠に勝手ながら、弊社〇〇は令和〇年〇月〇日をもちまして廃業することといたしました。

これまで長きにわたりお力添えをいただきましたこと、深く御礼申し上げます。

皆様とのご縁に支えられ、ここまで事業を続けてこられましたことは、私どもにとって大きな財産でございます。

今後につきましては、必要な対応を順次進めてまいります。

略儀ではございますが、書面をもちましてご報告申し上げます。

敬具

感情を込めすぎず、しかし無機質にならない表現が、長年の関係先には好まれます。

A4一枚想定のフルバージョン例文【取引先向け】

最後に、より丁寧にまとめたフルバージョンの例文です。

重要度の高い取引先や、代表者名義で送る場合に向いています。

特徴	内容
文量	A4一枚想定
用途	代表者名義・正式通知

【例文】

拝啓　〇〇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社〇〇は、諸般の事情により、令和〇年〇月〇日をもちまして事業を終了し、廃業する運びとなりました。

創業以来、多くの皆様に支えられ、今日まで事業を続けてこられましたことを、心より感謝申し上げます。

これまで賜りましたご支援、ご厚情は、決して忘れることはございません。

なお、現在進行中の業務や未了の件につきましては、誠意をもって対応させていただきます。

本来であれば直接ごあいさつ申し上げるべきところではございますが、略儀ながら書中をもちましてご報告申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

敬具

文章量が増えても、構成は「感謝 → 事実 → 配慮 → 結び」を崩さないことが重要です。

次章では、顧客・お客様向けの廃業の手紙の例文を紹介します。

そのまま使える廃業の手紙の例文【顧客・お客様向け】

顧客やお客様向けの廃業の手紙では、取引先向けほど形式張る必要はありません。

その一方で、突然のお知らせにならないよう、丁寧さと配慮は欠かせません。

一般のお客様に向けた基本的な廃業のお知らせ例文

まずは、もっとも汎用性の高い基本例文です。

店舗やサービスを利用していたお客様全般に使えます。

想定	内容
相手	一般顧客
文体	丁寧でやや柔らかい

【例文】

平素より〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

突然のお知らせとなり恐縮ではございますが、〇〇は令和〇年〇月〇日をもちまして営業を終了し、廃業することとなりました。

これまで多くのお客様に支えられ、営業を続けてこられましたことを、心より感謝申し上げます。

長年にわたるご利用に、改めて御礼申し上げます。

略儀ながら、書面をもちましてごあいさつ申し上げます。

顧客向けは「感謝」を中心に、簡潔にまとめるのが好印象です。

来店型・サービス利用者向けのやさしい例文

日常的に接点のあったお客様には、少しだけ気持ちを込めた表現が向いています。

堅すぎない言葉選びを意識しましょう。

特徴	内容
印象	親しみがあり落ち着いた文面

【例文】

いつも〇〇をご利用いただき、ありがとうございます。

このたび〇〇は、令和〇年〇月〇日をもちまして営業を終了することとなりました。

これまで皆様に支えられ、日々営業を続けてこられましたことを、心より感謝しております。

至らぬ点も多々あったかと存じますが、温かく見守っていただきありがとうございました。

皆様の今後の日々が穏やかなものとなりますよう、お祈り申し上げます。

説明を詰め込みすぎず、余韻を残す文量が読みやすさにつながります。

A4一枚想定のフルバージョン例文【顧客向け】

最後に、書面や郵送で配布する場合に使えるフルバージョン例文です。

掲示物や同封文書としても使いやすい構成です。

用途	内容
配布方法	郵送・同封・手渡し
文量	A4一枚想定

【例文】

平素より〇〇をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

このたび〇〇は、令和〇年〇月〇日をもちまして営業を終了し、廃業することとなりました。

開業以来、多くのお客様に支えられ、今日まで営業を続けてこられましたことを、心より御礼申し上げます。

皆様からいただいたお言葉やご縁は、私どもにとって大きな支えとなってまいりました。

これまでのご厚情に深く感謝申し上げるとともに、略儀ながら書面をもちましてごあいさつ申し上げます。

末筆ながら、皆様の今後が穏やかな日々でありますよう、お祈り申し上げます。

顧客向けフル文書では、「思い出」や「支え」への言及を控えめに入れると、温かい印象になります。

次章では、個人事業主が自らの名前で廃業を伝える場合の例文を紹介します。

個人事業主が廃業を伝える場合の手紙例文

個人事業主の場合、会社名義の通知とは異なり、人柄が伝わりやすいのが特徴です。

そのため、形式を守りつつも、感謝の気持ちが自然に伝わる文面を意識すると好印象につながります。

個人名義で送る場合の基本例文

まずは、どのような相手にも使いやすい基本の例文です。

迷った場合は、この形をベースに調整すると安心です。

想定	内容
名義	個人名
文体	丁寧で落ち着いた表現

【例文】

拝啓　〇〇の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

私こと〇〇は、長年にわたり〇〇の業務を続けてまいりましたが、令和〇年〇月〇日をもちまして廃業することといたしました。

これまで多くの方々に支えていただき、ここまで歩んでこられましたことを、心より感謝申し上げます。

略儀ながら、書面をもちまして廃業のごあいさつを申し上げます。

敬具

個人事業主の手紙では、「私こと〇〇は」という書き出しが自然です。

人柄が伝わる感謝重視の例文

次は、関係性が近く、少し気持ちを込めたい場合の例文です。

形式よりも、これまでのつながりを大切にした表現を意識しています。

特徴	内容
印象	やや柔らかく、温かい文面

【例文】

拝啓　〇〇の候、皆様にはお変わりなくお過ごしのことと存じます。

私〇〇は、これまで〇〇として活動してまいりましたが、令和〇年〇月〇日をもちまして廃業することといたしました。

皆様からいただいたご縁やお心遣いは、今後も大切にしてまいります。

これまでのご厚情に、心より感謝申し上げます。

略儀ながら、書中をもちましてごあいさつ申し上げます。

敬具

感情を前面に出しすぎず、落ち着いた言葉でまとめるのがポイントです。

A4一枚想定のフルバージョン例文【個人事業主向け】

最後に、より丁寧にまとめたフルバージョンの例文です。

長年お世話になった方や、書面で正式に伝えたい場合に向いています。

項目	内容
文量	A4一枚想定
用途	重要な関係先への正式通知

【例文】

拝啓　〇〇の候、皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

私こと〇〇は、これまで〇〇の業務を通じ、多くの方々に支えていただきながら活動してまいりました。

このたび、令和〇年〇月〇日をもちまして、同業務を終了し、廃業する運びとなりました。

これまで賜りました数々のご厚情に対し、心より感謝申し上げます。

皆様とのご縁は、今後も大切なものとして胸に刻んでまいります。

本来であれば直接ごあいさつ申し上げるべきところではございますが、略儀ながら書面をもちましてご報告申し上げます。

末筆ながら、皆様の今後が穏やかな日々でありますよう、お祈り申し上げます。

敬具

個人事業主のフル文書では、「支えられてきた事実」を一文添えると、誠意がより伝わります。

次章では、廃業理由はどこまで書くべきかについて解説します。

廃業理由はどこまで書くべきか

廃業の手紙を書く際、「理由を書いたほうがよいのか」で悩む方は少なくありません。

この章では、書いても問題ない範囲と、あえて書かないほうがよい考え方を整理します。

書いてよい廃業理由と避けるべき表現

結論から言うと、廃業理由は必須ではありません。

書く場合も、一文で簡潔に触れる程度で十分です。

理由を簡潔に書くことで、相手が状況を理解しやすくなる場合もあります。

ただし、詳細な事情説明や個人的な背景まで書く必要はありません。

書き方	印象
諸般の事情により	最も無難で正式
一身上の都合により	個人事業主向け
事業の一区切りとして	前向きな印象

具体的すぎる理由や、説明が長くなる表現は避けたほうが無難です。

読み手は理由そのものよりも、どのように締めくくられるかを重視しています。

理由をぼかしても失礼にならない書き方

理由を明確に書かない場合でも、失礼になることはありません。

その場合は、感謝の言葉をより丁寧にすることで、十分に誠意が伝わります。

たとえば、「これまでのご厚情に心より感謝申し上げます」といった一文を厚めに入れることで、読み手の印象は大きく変わります。

廃業の手紙では、理由の明確さよりも、感謝と配慮の一貫性が重要です。

理由の扱い方	おすすめ度
書かない	高い
一文のみ記載	高い
詳しく説明	低い

次章では、廃業の手紙でよくある失敗と注意点を具体的に解説します。

廃業の手紙でよくある失敗と注意点

廃業の手紙は、内容そのものよりも「伝え方」で印象が大きく変わります。

この章では、実際によく見られる失敗例と、その回避方法を整理します。

ネガティブすぎる表現が与える印象

廃業は一区切りではありますが、手紙の中で過度に重い表現を使う必要はありません。

反省や謝罪を繰り返す文面は、読み手に余計な気遣いをさせてしまうことがあります。

たとえば、「力不足で」「申し訳ない結果となり」といった表現を重ねると、全体が暗い印象になります。

必要以上に自分を下げる言葉は、手紙には向きません。

表現例	印象
深くお詫び申し上げます	謝罪が強すぎる
残念な結果となりました	重たい印象
一区切りといたしました	落ち着いた印象

廃業の手紙は「反省文」ではなく、「感謝と区切り」を伝える文書です。

連絡不足による行き違いが起こるケース

もう一つ多い失敗が、情報不足による混乱です。

廃業日や対応の有無が曖昧だと、相手は判断に迷ってしまいます。

特に、「いつまで対応可能か」「どこに連絡すればよいか」は、最低限明記しておくと安心です。

不足しやすい情報	起こりやすい問題
廃業日	対応期限が分からない
連絡先	確認ができない

情報を削りすぎると、かえって不親切になる点には注意が必要です。

丁寧さと簡潔さのバランスを意識することで、読み手に負担をかけない手紙になります。

次章では、廃業後の印象をより良くするための一工夫について解説します。

廃業後の印象を良くするための一工夫

廃業の手紙は、事業の最後を伝える文書であると同時に、あなた自身の印象を残すものでもあります。

この章では、内容以外の部分で差がつくポイントを整理します。

便箋・封筒・署名で差がつくポイント

文面が丁寧でも、用紙や形式が雑だと印象が下がってしまいます。

特別なものを用意する必要はありませんが、落ち着いた配慮は大切です。

項目	おすすめ	理由
便箋	白または淡い色	読みやすく正式感がある
封筒	無地・白系	通知文として無難
署名	手書き署名	誠意が伝わりやすい

全文が印刷でも、署名だけ手書きにするだけで印象は大きく変わります。

また、封筒の表記は「親展」とすることで、相手に丁寧な配慮が伝わります。

前向きな締めくくり方の例

廃業の手紙は、どうしても終わりの印象が強くなりがちです。

そこで、最後の一文を前向きに整えることで、全体の印象がやわらぎます。

締めの表現	印象
一区切りとして	落ち着いた前向きさ
心より感謝申し上げます	丁寧で温かい
皆様のご多幸をお祈りいたします	穏やかな余韻

無理に明るい表現を使う必要はありません。

落ち着いた言葉で、感謝と区切りを伝えることが、最も好印象につながります。

次章では、この記事全体のまとめとして、廃業の手紙で最も大切な考え方を整理します。

まとめ！廃業の手紙は感謝を形にする最後の仕事

廃業の手紙は、単なる事務連絡ではありません。

これまで関わってくれた人たちに対して、区切りを伝えるための大切な文書です。

迷ったら「感謝・簡潔・誠意」を軸に考える

どのような相手に送る場合でも、基本となる考え方は変わりません。

感謝を中心に、必要な事実を簡潔に、誠意ある言葉でまとめることが重要です。

軸	意識するポイント
感謝	これまでの関わりへのお礼を最優先にする
簡潔	説明を詰め込みすぎない
誠意	形式と配慮を大切にする

「正しく書こう」と考えすぎるより、「丁寧に伝えよう」と意識するほうが、良い手紙になります。

この記事で紹介した例文は、すべてそのまま使える形を意識しています。

文面に迷ったときは、近いシーンの例文をベースに、日付や名称だけを調整してください。

廃業の手紙は、事業の終わりではなく、人との関係を大切に締めくくるためのものです。

最後のごあいさつだからこそ、形式よりも気持ちを大切に、落ち着いて整えていきましょう。