町内会総会案内状の例文！そのまま使えるフル文例付き

町内会総会は、地域の活動報告や今後の計画を共有する大切な場です。

その総会を円滑に進めるために欠かせないのが「案内状」です。

しかし、いざ作ろうとすると「どんな内容を盛り込めばいいの？」「フォーマルな文例とLINE用の短文、両方知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、町内会総会案内状の基本的な書き方から、紙面用の正式な文例、メールやLINEで使える簡易テンプレート、さらにそのまま使えるフルバージョン例文まで幅広く紹介します。

これを読めば、誰でもすぐに実用的な案内状を作成でき、参加者にわかりやすく丁寧に伝えられるはずです。

ぜひ、自分の町内会に合わせてカスタマイズしながらご活用ください。

町内会総会案内状とは？役割と重要性
1. ただのお知らせではなく「参加を促すツール」
2. 案内状が総会の成功を左右する理由
案内状に必ず盛り込むべき情報
最新の案内方法：紙・デジタル・掲示板の併用
案内状を作成するポイント
町内会総会案内状の例文集【用途別】
フルバージョン例文：そのまま使える完成形
配布とフォローの工夫
まとめ：例文を活用して住民に届く案内状を

町内会総会案内状とは？役割と重要性

町内会総会の案内状は、単なる日程のお知らせではありません。

住民が「参加してみよう」と思えるきっかけをつくる、とても大切な役割を持っています。

この章では、案内状の役割と重要性について整理していきます。

ただのお知らせではなく「参加を促すツール」

案内状は、会議の日程や場所を知らせるだけでなく、住民にとっての「招待状」のような存在です。

読む人が前向きに参加したくなるように工夫することが重要です。

例えば、同じ内容でも「ご協力をお願いします」と書くより「皆さんの声をぜひ聞かせてください」と書いた方が親しみやすく伝わります。

表現例	受け取る印象
ご協力をお願いします	やや事務的で「仕方なく参加する」雰囲気になりやすい
皆さんの声をぜひ聞かせてください	前向きで歓迎されている印象を与える

案内状が総会の成功を左右する理由

総会では、活動報告や予算、役員改選といった町内会の大事な議題が話し合われます。

そのため、参加者の数や雰囲気はとても重要です。

案内状の文面次第で、当日の参加率や住民の関心度が大きく変わると言っても過言ではありません。

つまり、案内状は「会議の第一歩」であり、準備の中でも欠かせない要素なのです。

案内状に必ず盛り込むべき情報

町内会総会の案内状には、最低限入れておくべき基本情報があります。

これが不足すると、参加者が不安になったり、当日の進行に支障をきたすこともあります。

ここでは、必ず書き添えるべき項目と、その伝え方を整理してみましょう。

開催日時・場所を正確に示す方法

まず最初に大切なのは「いつ」「どこで」行われるのかを明確に伝えることです。

日時や会場が分かりにくいと、それだけで参加をあきらめてしまう人もいます。

時間は「〇月〇日（日）午後2時より」のように曜日も入れると親切です。

会場については「〇〇町内会館 2階集会室」など、階や部屋番号まで書きましょう。

書き方	わかりやすさ
〇月〇日 14時	やや不足（曜日がないため混乱しやすい）
〇月〇日（日）午後2時〇〇町内会館2階集会室	一目で理解できる

議題・持ち物・出欠確認の要点

次に必要なのは「何を話すのか」「何を持ってくるのか」「参加するかどうか」の3つです。

議題は「活動報告・会計報告・役員改選」など、短くても構いません。

持ち物がある場合は「筆記用具」「配布資料」などを明記しておきましょう。

出欠確認については、返信方法と期限を忘れずに書くのがポイントです。

項目	記載例
議題	1. 令和〇年度活動報告 2. 会計報告 3. 役員改選
持ち物	筆記用具、配布資料
出欠確認	同封の出欠票を〇月〇日までにご提出ください

不足しがちな情報とトラブル回避策

意外と忘れられやすいのが「連絡先」です。

案内状の末尾に電話番号やメールアドレスを書いておくと、参加者が問い合わせやすくなります。

また、地図を添えると、初めての方や高齢者の方にも親切です。

細かな配慮がある案内状ほど、参加者の安心感につながります。

最新の案内方法：紙・デジタル・掲示板の併用

ここ数年で町内会の案内方法は大きく変わりました。

従来の紙に加えて、メールやLINEなどのデジタル手段、そして掲示板を活用する形が主流となっています。

この章では、それぞれの特徴と使い分けのコツを紹介します。

紙の案内状の基本スタイル

紙の案内状は今でも根強い需要があります。

特に高齢の方や郵便を好む方に確実に届くという安心感があります。

また、正式感があり、保存しておきやすい点もメリットです。

メリット	デメリット
高齢者にも届きやすい保存性が高い	印刷や配布に手間がかかる

メール・LINE配信のメリット・注意点

一方で、若い世代や普段からスマホを使っている人には、メールやLINEの配信が便利です。

送信すればすぐに情報が届き、返信もその場で可能です。

ただし、全員がメールやLINEを使っているとは限らない点には注意が必要です。

また、迷惑メールに振り分けられるリスクもあるため、件名や発信元をわかりやすくする工夫が大切です。

メリット	デメリット
即時性が高いコストがほとんどかからない	利用していない住民には届かない迷惑メール扱いの可能性

高齢者にも届く情報共有の工夫

どんなにデジタル化が進んでも、情報が一部の人にしか届かないのは避けたいところです。

そこで「紙」「掲示板」「デジタル」を組み合わせるのが有効です。

三本柱での配布体制を整えることで、誰も取り残さない案内につながります。

手段	向いている相手	備考
紙の案内状	高齢者・郵便を好む人	正式感がある
メール・LINE	若い世代・スマホ利用者	返信が早い
掲示板	外出時に確認する人	町内全体への周知に有効

案内状を作成するポイント

案内状は「事務的なお知らせ」になりがちですが、少し工夫するだけでぐっと印象が良くなります。

ここでは、文章を作成する際に意識しておきたいポイントを紹介します。

読み手の立場に立った工夫が、参加しやすい雰囲気を作ります。

冒頭あいさつと季節感の入れ方

文頭に季節の挨拶を入れると、柔らかく親しみやすい印象を与えられます。

例えば「春暖の候」「初夏の折」といった言葉を添えるだけで雰囲気が変わります。

一言の挨拶で文章全体が温かみのあるトーンに変わるのです。

挨拶例	使う季節
春暖の候	3〜4月頃
初夏の折	5〜6月頃
残暑の候	8月下旬

短く誠実にまとめる文章術

長すぎる文章は読みにくく、肝心の情報が伝わりにくくなります。

そこで「1つの文に1つの内容」を意識してみましょう。

また、難しい言葉や役所的な言い回しは避けると、誰でも理解しやすくなります。

例えば「ご高配を賜りたく存じます」よりも「ご出席いただけると幸いです」と書いた方が自然です。

NG表現	推奨表現
ご高配を賜りたく存じます	ご出席いただけると幸いです
ご査収ください	ご確認ください

参加を促す呼びかけ表現の工夫

案内状の文面にひと工夫するだけで、参加のしやすさが変わります。

「皆さんの声を聞かせてください」など、歓迎の姿勢が伝わる言葉を添えるのがおすすめです。

「ぜひ」「どうぞ」といった柔らかい表現も効果的です。

反対に「必ず」「厳守」といった強い表現は避けた方がよいでしょう。

呼びかけ例	受け取る印象
皆さんの声を聞かせてください	親しみやすく、参加意欲を高める
必ずご出席ください	強制的でやや冷たい印象

町内会総会案内状の例文集【用途別】

ここからは、実際に使える案内状の例文を紹介します。

そのまま利用することもできますし、自分の町内会に合わせて調整して使うこともできます。

フォーマルなものから簡易的なものまで揃えました。

フォーマルな紙面用例文（長文・正式版）

格式を重視した、紙の案内状に最適な文例です。

「拝啓〜敬具」といった手紙形式をとると、きちんとした印象を与えられます。

例文

拝啓　春暖の候、皆さまにおかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。

さて、今年度の町内会総会を下記の通り開催いたします。

地域活動の報告ならびに今後の方針についてご説明申し上げますので、ご多用の折とは存じますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

記

日時：令和〇年〇月〇日（日）午後2時より

場所：〇〇町内会館集会室

議題：1.令和〇年度活動報告　2.会計報告　3.役員改選　4.その他

以上

ご欠席の場合は、同封の出欠票にて〇月〇日までにご返信くださいますようお願いいたします。

敬具

簡潔なメール・LINE配信用例文

スマホやパソコンで簡単に送れる短文の案内文です。

気軽に伝える分、出欠の返信方法を明確にするのがポイントです。

例文

【〇〇町内会】総会開催のお知らせ

いつも町内会活動にご協力いただきありがとうございます。

下記の日程で町内会総会を開催します。

活動報告や今後の計画についてお話ししますので、ぜひご参加ください。

日時：令和〇年〇月〇日（日）午後2時〜

場所：〇〇町内会館集会室

議題：活動報告・会計報告・役員改選ほか

出欠については、このメッセージに返信をお願いします。

皆さまのご参加をお待ちしております。

差し込み印刷対応のWord例文

世帯ごとに宛名を差し込んで印刷したい場合に便利な文例です。

個別性が出せるので、受け取る人に「自分宛て」と実感してもらいやすくなります。

例文

〇〇町内会　〇〇様

平素より町内会活動にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。

このたび、下記の通り町内会総会を開催いたします。

日頃の活動報告と今後の方針を共有する大切な機会となりますので、ご都合のつく方はぜひご出席ください。

日時：令和〇年〇月〇日（日）午後2時〜

場所：〇〇町内会館集会室

議題：活動報告・会計報告・役員改選

出欠につきましては、同封の用紙にて〇月〇日までにご回答をお願いいたします。

フルバージョン例文：そのまま使える完成形

ここでは「そのままコピペして使える完成形」の案内状例文を紹介します。

紙面配布、配布プリント、デジタル配信の3パターンを用意しました。

必要に応じて調整してご利用ください。

町内会長からの正式な案内状（手紙形式）

フォーマルさを重視した、もっとも丁寧な案内状の例文です。

例文

拝啓　初夏の候、皆さまにおかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび令和〇年度の町内会総会を下記の通り開催いたします。

当日は活動報告および今後の計画をご説明申し上げますので、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

記

日時：令和〇年〇月〇日（日）午後2時より

場所：〇〇町内会館集会室

議題：1. 活動報告　2. 会計報告　3. 役員改選　4. その他

以上

ご欠席の場合は、同封の出欠票にご記入のうえ〇月〇日までにご提出ください。

敬具

〇〇町内会会長　□□□

町内会役員からのお知らせ（配布プリント形式）

少しくだけた表現で、紙のプリントや回覧板に挟むのに適した例文です。

例文

〇〇町内会の皆さまへ

いつも町内会活動にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。

令和〇年度の町内会総会を下記の日程で開催します。

活動報告や今後の予定を共有する大切な場となりますので、どうぞご参加ください。

日時：令和〇年〇月〇日（日）午後2時〜

場所：〇〇町内会館集会室

議題：活動報告・会計報告・役員改選

出欠については、用紙にご記入の上〇月〇日までにお知らせください。

〇〇町内会役員一同

デジタル配信用のフルテンプレート

メールやLINEで送ることを想定した、読みやすい簡潔な例文です。

例文

【〇〇町内会】総会開催のお知らせ

平素より町内会活動にご協力いただき、ありがとうございます。

令和〇年度の町内会総会を、下記の通り開催いたします。

皆さまのご意見を伺いながら、今後の活動を進めていきたいと考えております。

日時：令和〇年〇月〇日（日）午後2時〜

場所：〇〇町内会館集会室

議題：活動報告・会計報告・役員改選　ほか

出欠につきましては、このメッセージに返信してお知らせください。

皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

配布とフォローの工夫

案内状は作って終わりではなく、配布の方法やその後のフォローが大切です。

どんなに丁寧な文章でも、相手に届かなければ意味がありません。

この章では、配布手段の選び方と、参加率を高めるための工夫をまとめます。

ポスティング・回覧板・掲示板の使い分け

紙媒体での配布にはいくつかの方法があります。

全戸配布するならポスティング、短期間で回すなら回覧板、外出時に目に入るようにするなら掲示板が有効です。

手段	メリット	デメリット
ポスティング	全世帯に確実に届く	配布に労力がかかる
回覧板	短期間で世帯を回せる	途中で滞るリスク
掲示板	外出時に誰でも確認可能	気づかれない可能性もある