通販で商品を楽しみに待っていたのに、届いたものが壊れていたり汚れていたらショックですよね。
でも、慌てずに冷静にメールを送れば、ほとんどのショップはきちんと対応してくれます。
この記事では、通販で不良品が届いたときに使える交換依頼メールの例文を、シーン別にわかりやすく紹介します。
一般的なショップ向け・Amazonや楽天など大手通販向け・フォーマルな文面・英語の例文まで網羅。
コピペで使えるテンプレート付きなので、誰でもすぐに正しい依頼メールが書けるようになります。
これを読めば、もう「どう書けばいいかわからない」と悩む必要はありません。
通販で不良品が届いたときの基本対応
通販で商品を注文したとき、箱を開けてみたら壊れていたり違う商品が入っていたりすると驚きますよね。
でも、焦らずに冷静に行動することが大切です。
この章では、不良品が届いたときに取るべき基本の流れを具体的に解説します。
開封直後にやるべき3つの確認ステップ
まずは、商品が届いたらすぐに中身を確認しましょう。
時間をおかずにチェックすることで、スムーズに交換や返金が進められます。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1 | 商品名・数量・型番が注文内容と一致しているか確認する。 |
| 2 | 破損・汚れ・動作不良などがないか外観をチェックする。 |
| 3 | 異常があった場合はすぐに写真を撮り、記録を残す。 |
受け取った直後の確認が、トラブルを最小限にする第一歩です。
不良品の証拠を残す写真の撮り方
交換依頼をするときに重要なのが、状態を証明できる写真です。
写真があるとショップ側も状況を正確に把握でき、対応が早くなります。
| 撮影のコツ | ポイント |
|---|---|
| 全体写真 | 商品全体が見えるように撮る。 |
| 不良部分のアップ | 破損や汚れが分かるようピントを合わせる。 |
| ラベルや箱 | 購入証明になる部分も写す。 |
ぼやけた写真や暗い場所での撮影は避けましょう。
「全体」→「不良箇所」→「ラベル」の順に3枚ほど撮ると、相手に伝わりやすくなります。
連絡前に準備しておくべき情報一覧（テンプレ付き）
ショップに連絡する前に、以下の情報を整理しておくとスムーズです。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 注文番号 | 123456789 |
| 購入日 | 2026年1月10日 |
| 商品名 | ワイヤレスイヤホンABC |
| 不良内容 | 左側のイヤホンから音が出ない |
| 希望対応 | 同一商品の交換を希望 |
これらをメモしておけば、メールを作成するときに慌てずに済みます。
「正確な情報」と「証拠の写真」が、不良品対応の基本です。
不良品交換メールの正しい書き方とマナー
不良品が届いたとき、どんなメールを送ればいいか迷う人は多いですよね。
この章では、交換依頼メールを作成する際の基本構成とマナーを分かりやすくまとめます。
感情的にならず、冷静で丁寧な表現を使うことが解決の近道です。
メールに必ず入れるべき5つの要素
交換依頼メールには、最低限次の5つの項目を入れましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 1. 注文情報 | 注文番号・購入日時・商品名を明記する。 |
| 2. 不良内容 | 破損・汚れ・動作不良など、具体的に説明する。 |
| 3. 希望対応 | 「交換を希望します」など、明確に伝える。 |
| 4. 連絡先情報 | 名前・電話番号・メールアドレスを記載する。 |
| 5. 写真添付の有無 | 不良部分がわかる写真を添付した旨を伝える。 |
この5項目が揃っていれば、ショップ側はすぐに対応できます。
ショップに好印象を与える文章のコツ
メールの文面では、「依頼」であることを意識しつつ、柔らかい表現を使うと良い印象になります。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 商品が壊れていました。どうなってるんですか？ | 受け取った商品に不具合がありましたため、交換のご対応をお願いできますでしょうか。 |
| すぐに交換してください。 | お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。 |
強い口調や断定的な表現は避けましょう。
相手も人間ですので、落ち着いた文面が最もスムーズな対応につながります。
件名・宛名・署名の基本フォーマット
件名や宛名は、ショップがメール内容をすぐに判断できるように工夫します。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 件名 | 【不良品交換のお願い】注文番号123456 |
| 宛名 | ○○ショップ ご担当者様 |
| 署名 | 氏名、電話番号、メールアドレスを明記 |
署名は以下のようにまとめると、形式が整い印象が良くなります。
———————————————— 氏名：山田 太郎 注文番号：123456 電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：sample@example.com ————————————————
「読みやすい構成」と「礼儀正しい言葉遣い」が、信頼されるメールの基本です。
【保存版】通販不良品交換メールの例文大全
この章では、すぐに使える不良品交換メールの例文を状況別に紹介します。
件名から署名までそのまま使える「フルバージョン」形式なので、コピーして内容を差し替えるだけでOKです。
読むだけで、どんな通販トラブルにも落ち着いて対応できるようになります。
① 一般的な通販ショップへの例文（フルバージョン）
まずは最も汎用的なパターンです。個人経営のショップや中小通販サイトなどで使えます。
件名：不良品交換のお願い（注文番号：123456） ○○ショップ ご担当者様 お世話になっております。○月○日に貴店の通販サイトで「○○商品名」を購入いたしました、□□（お名前）と申します。 本日商品を受け取りましたが、開封後に○○部分に破損（または汚れ）があることを確認いたしました。 大変お手数をおかけしますが、交換のご対応をお願いできますでしょうか。 商品の状態が分かる写真を添付しておりますのでご確認ください。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 注文番号：123456 電話番号：090-XXXX-XXXX メールアドレス：△△△@△△△.com ————————————————
ポイント： 感情的な表現を避け、必要な情報だけを簡潔にまとめましょう。
② Amazon・楽天など大手通販への例文（フルバージョン）
大手通販サイトでは、チャットや専用フォームが主流ですが、メールでも同じ内容を送ればスムーズです。
件名：商品交換のお願い（注文番号：A-XXXXXXX） いつもお世話になっております。Amazonにて「○○商品名」を購入いたしました□□と申します。 受け取った商品に不具合（例：部品の欠け、動作不良など）がありましたため、交換を希望いたします。 お手数をおかけしますが、対応方法についてご案内いただけますでしょうか。 写真を添付しておりますので、併せてご確認をお願いいたします。 何卒よろしくお願いいたします。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 注文番号：A-XXXXXXX メールアドレス：△△△@△△△.com ————————————————
ポイント： 「Amazon」「楽天」「Yahoo!ショッピング」などでは、件名でプラットフォーム名を明示するとわかりやすいです。
③ 丁寧でフォーマルな文面例（上司や取引先の代理購入など）
ビジネス目的で購入した場合など、より丁寧な言葉遣いが求められるケースはこちら。
件名：不良品交換のお願い（注文番号：987654） ○○株式会社 ○○ご担当者様 平素よりお世話になっております。貴社の通販サイトにて「○○商品名」を購入いたしました、□□と申します。 お届けいただいた商品を確認したところ、一部に不具合がございました。 誠に恐れ入りますが、交換のご対応をお願い申し上げます。 状態がわかる写真を添付しておりますので、ご査収のほどお願いいたします。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 注文番号：987654 会社名：△△株式会社 電話番号：03-XXXX-XXXX メールアドレス：△△△@△△△.co.jp ————————————————
フォーマルなメールでは、「お願い申し上げます」「ご査収ください」などの表現が自然です。
④ カジュアルで柔らかいトーンの例文
個人ショップなどで、やや親しみを込めて連絡したい場合はこちらの例が便利です。
件名：届いた商品の交換について（注文番号：202601） ○○ショップ ご担当者様 こんにちは。先日「○○商品名」を注文した□□です。 商品を確認したところ、○○部分に破損がありました。 お手数をおかけしますが、交換のご対応をお願いできますでしょうか。 写真を添付していますので、ご確認をお願いいたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 注文番号：202601 ————————————————
語尾を柔らかくするだけで、全体の印象が大きく変わります。
⑤ 英語で問い合わせるときの例文（海外通販対応）
海外通販サイトを利用する場合、シンプルな英語で問題ありません。
Subject: Request for Exchange Due to Defective Item (Order No. 12345) Dear Customer Support, I received the item I ordered on 2026/02/07, but unfortunately it was defective (broken/dirty/wrong item). Could you please arrange an exchange for me? I have attached photos showing the issue for your reference. Thank you for your kind assistance. Best regards, □□ □□ Order No. 12345 Email: △△△@△△△.com
短くても丁寧な言葉を使えば、海外ショップでもスムーズに伝わります。
メールに添付する写真の撮り方と注意点
不良品交換メールを送るとき、写真を添付すると相手が状況を正確に理解しやすくなります。
この章では、どんな写真を撮ればよいか、また添付時のマナーを具体的に紹介します。
写真の質が高いほど、トラブル解決までの時間が短くなります。
状態を伝える撮影の基本とNG例
撮影は「証拠」としての役割があるため、明るくピントの合った写真を心がけましょう。
| 撮影の種類 | 目的 | ポイント |
|---|---|---|
| 全体写真 | 商品全体の状態を示す | 背景をシンプルにし、光が均一な場所で撮影する |
| 不良箇所のアップ | 破損・汚れ・欠損部分を明確に示す | ブレを防ぐためにスマホを固定して撮る |
| 梱包状態 | 配送時の破損が疑われる場合に有効 | 箱・緩衝材なども含めて撮影する |
NG例： 暗い場所での撮影、ピントが合っていない写真、手で隠れている不良箇所。
これらは確認が難しく、再提出を求められることもあります。
明るく、全体→部分→梱包の順で撮るのがベストです。
ファイル名・サイズ・送信時の注意点（一覧表付き）
メールに写真を添付する際は、相手の受信環境に配慮しましょう。
特にファイルサイズが大きすぎると、受信できない場合があります。
| 項目 | 推奨内容 | 理由 |
|---|---|---|
| ファイル名 | product_defect_1.jpg | 内容がわかる名前だと確認が早い |
| 解像度 | 1,200px〜2,000px 程度 | 十分な画質を保ちながら容量を抑えられる |
| ファイルサイズ | 1MB以下／枚 | 添付上限（5MB程度）に収まりやすい |
| 枚数 | 3〜5枚 | 必要十分な情報量を確保できる |
複数の写真を送る場合は、ZIPファイルでまとめるか、クラウドリンクを共有する方法もあります。
ただし、パスワード付きファイルや外部URLは避け、公式連絡手段を使うのが安全です。
写真を送る前には、ファイル名・サイズを再確認し、本文中で「写真を添付しました」と明記することを忘れずに。
わかりやすい写真＋正しい添付マナーが、信頼される依頼の基本です。
交換を断られたときの対応方法
ショップから「交換が難しい」と言われたとき、焦ってしまう方も多いですよね。
ですが、ここで冷静に正しい手順を踏むことで、解決につながるケースも少なくありません。
この章では、断られたときの再交渉方法や、返金を希望する際の文面例を紹介します。
再交渉の文面例（やんわり伝えるパターン）
まずは、相手を責めずに再確認をお願いする文面を使いましょう。
件名：交換対応についての再確認（注文番号：123456） ○○ショップ ご担当者様 お世話になっております。先日ご連絡いただきました「○○商品名」の件でご返信を拝見しました。 ご案内いただいた内容について確認いたしましたが、到着時点から不具合があったため、 改めて交換のご対応が可能かお伺いさせていただけますでしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 注文番号：123456 ————————————————
感情的にならず、「確認」や「お願い」という表現を使うのがポイントです。
返金を希望する場合の文面例（フルバージョン）
在庫切れなどで交換が難しい場合は、返金を希望する旨を丁寧に伝えましょう。
件名：返金対応のお願い（注文番号：987654） ○○ショップ ご担当者様 お世話になっております。○月○日に「○○商品名」を購入いたしました□□と申します。 先日ご案内いただきました交換対応について確認いたしましたが、 同一商品の在庫がないとのことでしたので、返金対応をお願いできますでしょうか。 お手数をおかけしますが、手続き方法のご案内をお願いいたします。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 注文番号：987654 電話番号：090-XXXX-XXXX ————————————————
「もし可能でしたら〜」という柔らかい表現を添えると、相手も動きやすくなります。
消費生活センターなど公的機関に相談する際のメール例文
ショップが対応してくれない場合は、第三者機関に相談するのも選択肢の一つです。
下記は、消費生活センターへ相談メールを送る場合の例文です。
件名：通販での不良品対応に関するご相談 消費生活センター ご担当者様 お世話になります。通販で購入した商品の不良品交換についてご相談させていただきます。 ○月○日に○○ショップで「○○商品名」を購入しましたが、破損した状態で届きました。 ショップに交換を依頼しましたが、対応が得られず困っております。 お手数をおかけいたしますが、今後の対応についてご助言いただけますと幸いです。 ———————————————— 氏名：□□ □□ 購入日：2026年1月10日 ————————————————
相談時は、証拠となるメールや写真を整理して添付しておくとスムーズです。
公的機関を利用する際も、丁寧で冷静な姿勢を崩さないことが大切です。
まとめ｜誠実な対応が最速解決への近道
通販で不良品が届いたとき、最も大切なのは「冷静さ」と「丁寧さ」です。
感情的にならず、必要な情報を整理して落ち着いてメールを送るだけで、多くのトラブルはスムーズに解決します。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 1 | 届いたらすぐに商品の状態を確認する。 |
| 2 | 不良箇所を写真で記録しておく。 |
| 3 | 注文番号や購入日などの情報を整理してから連絡する。 |
| 4 | メールは冷静で丁寧な文面にする。 |
| 5 | 必要に応じて公的機関にも相談する。 |
誠実に伝えれば、ほとんどのショップはきちんと対応してくれます。
今回紹介したテンプレートを使えば、迷うことなく迅速に連絡できるはずです。
不良品交換メールは「クレーム」ではなく、正当な申し出です。
落ち着いて、相手に伝わる丁寧な対応を心がけましょう。
