発送完了メールの例文＆テンプレート大全｜ビジネス・通販で信頼される文面の書き方

お客様に商品を発送した後に送る「発送完了メール」は、信頼を築くうえで欠かせない大切なコミュニケーションです。

このメール1通で、あなたの印象やブランドイメージが大きく変わります。

この記事では、発送完了メールの基本構成から、すぐに使える実践的な例文・テンプレート、さらに信頼感を高める文面づくりのコツまでをわかりやすく解説します。

EC担当者や個人通販オーナーの方でも、今日からすぐに実務で活用できる内容です。

「読みやすく」「伝わる」メールで、お客様に安心と信頼を届けましょう。

発送完了メールとは？基本の意味と役割
1. 発送完了メールの定義と送る目的
2. なぜ発送完了メールが信頼を生むのか？
発送完了メールに必要な基本構成7項目
発送完了メールの例文テンプレート集【すぐ使える】
目的別・状況別の発送完了メール例文集
発送完了メールの書き方のコツと注意点
発送完了メールで信頼とリピートを生むテクニック
まとめ｜発送完了メールは「信頼を届けるメッセージ」

発送完了メールとは？基本の意味と役割

まずは、発送完了メールとは何か、その目的や役割を整理しておきましょう。

この章では、メールを送る意義やビジネス上の効果をわかりやすく解説します。

発送完了メールの定義と送る目的

発送完了メールとは、注文や依頼を受けた商品を発送した際に、お客様へ「発送が完了したこと」を知らせるメールのことです。

ネットショップや企業間取引（BtoB）など、あらゆる場面で使われています。

主な目的は次の3つです。

目的	説明
発送状況の明確化	お客様が「いつ届くのか」「どのように届くのか」を把握できます。
信頼関係の構築	迅速で丁寧な通知によって、企業や担当者の印象が良くなります。
問い合わせ削減	発送情報を明示することで、問い合わせの手間を減らせます。

つまり、発送完了メールは単なる通知ではなく「顧客との信頼を築くメッセージ」です。

なぜ発送完了メールが信頼を生むのか？

お客様は商品を注文した直後、不安と期待が入り混じった状態にあります。

そんなとき、「発送が完了しました」という連絡を受け取ることで、安心感が生まれます。

また、メール文面の丁寧さや情報のわかりやすさは、そのまま企業の信頼度に直結します。

信頼を高める要素	具体的なポイント
丁寧な挨拶	「このたびはありがとうございます」など感謝を明確に伝える。
正確な情報	追跡番号や発送日時などを正しく記載する。
誠実な対応姿勢	問い合わせへの導線を明確にする。

形式的な連絡だけで済ませてしまうと、せっかくの信頼を得るチャンスを逃してしまいます。

発送完了メールは、「購入後の体験」を決定づける最初のコミュニケーションなのです。

次の章では、この信頼を支える「発送完了メールの基本構成」について詳しく見ていきましょう。

発送完了メールに必要な基本構成7項目

発送完了メールを丁寧に作成するためには、押さえるべき要素があります。

ここでは、読みやすく信頼感のあるメールを作るための7つの基本構成を解説します。

件名と宛名の正しい書き方

まず、メールの件名はお客様が最初に目にする部分です。

内容がすぐにわかるよう、シンプルで明確に書きましょう。

項目	ポイント	例文
件名	ブランド名＋発送完了の旨を明記	【○○ショップ】ご注文商品の発送完了のお知らせ
宛名	「○○様」と敬称を付けて記載	○○様

件名は短く、宛名は丁寧に。この2点を押さえるだけで印象が大きく変わります。

挨拶・発送報告・配送情報の流れ

本文では、お礼のあいさつから始まり、発送内容、配送情報と続く流れが自然です。

特に追跡番号や配送業者の記載は、お客様に安心感を与えます。

要素	内容	例文
挨拶・お礼	購入への感謝	このたびはご注文ありがとうございます。
発送完了報告	発送日や商品情報	本日、以下の商品を発送いたしました。
配送情報	業者名・追跡番号など	配送業者：ヤマト運輸／追跡番号：1234-5678

「発送しました」だけでは情報不足になりやすいので注意が必要です。

お客様が荷物を追跡できるように、URLリンクを添えると親切です。

署名・問い合わせ情報のまとめ方

最後に、問い合わせ先や差出人情報を明確に記載します。

ここが抜けていると、万が一のときに連絡が取れず不安を与えてしまいます。

項目	内容	例文
差出人名	会社名・担当者名	○○ショップ　担当：山田
連絡先	メールアドレスや電話番号	info@xxxxxx.jp ／ TEL：03-1234-5678
署名	締めくくりの言葉	引き続きよろしくお願いいたします。

署名部分は、企業の信頼性を示す最後のパートです。

フォーマットを統一しておくと、どの担当者が送っても一貫した印象を与えられます。

次の章では、すぐに使える発送完了メールの例文テンプレートを紹介します。

発送完了メールの例文テンプレート集【すぐ使える】

ここでは、実際の業務ですぐに使える発送完了メールの例文を紹介します。

一般的なショップから法人、個人通販まで、目的に合わせたテンプレートをまとめました。

基本パターン（一般通販向け）

最もよく使われる、標準的な発送完了メールのテンプレートです。

丁寧でわかりやすく、どんなショップでも活用できます。

対象	利用シーン
一般通販・ECサイト	自社商品や日用品を販売している場合

件名：【○○ショップ】ご注文商品の発送完了のお知らせ

○○様

このたびは当ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしましたので、お知らせいたします。

【ご注文内容】
商品名：〇〇〇〇
注文番号：123456
発送日：2026年1月22日
配送業者：ヤマト運輸
追跡番号：1234-5678-9012
追跡URL：https://track.kuronekoyamato.co.jp/

通常2〜3日以内にお届け予定です。
お届けまで今しばらくお待ちください。

何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○ショップ
担当：山田
E-mail：info@xxxxxx.jp
TEL：03-1234-5678
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

このテンプレートは「シンプル＋必要情報すべて明記」で信頼度が高い構成です。

ビジネス・法人取引向けの例文

取引先や法人宛に送る場合は、よりフォーマルで正確な言葉遣いを心がけます。

社名・担当者名をきちんと記載し、文末は「今後ともよろしくお願いいたします」で締めましょう。

件名：【発送完了のご報告】○○製品の納品について

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△でございます。

ご依頼いただきました下記製品を本日発送いたしました。

【発送内容】
製品名：○○○○（数量：10個）
発送日：2026年1月22日
配送業者：佐川急便
送り状番号：123456789

通常、翌日または翌々日にはお届け予定です。
到着後、同梱の納品書をご確認くださいますようお願いいたします。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

○○株式会社
営業部　△△
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：△△@xxxx.co.jp

法人宛の場合、軽すぎる表現は避けましょう。

「いつもお世話になっております」から始め、「ご査収ください」などのビジネス敬語を使うと印象が良くなります。

個人通販・ハンドメイド作家向けの例文

個人で作品やオリジナル商品を販売している方におすすめの文例です。

温かみのあるトーンで、お客様との距離を縮められます。

件名：ご注文商品の発送が完了しました（○○ handmade）

○○様

このたびはご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた作品を本日発送いたしました。

【発送情報】
作品名：○○
発送方法：クリックポスト
追跡番号：xxxxxx

通常2〜4日でのお届けとなります。
到着までどうぞお楽しみにお待ちください。

今回のご縁に心より感謝申し上げます。
またのご利用をお待ちしております。

○○ handmade
E-mail：info@handmade.jp

「またのご利用をお待ちしております」の一文で、自然にリピートを促せます。

【フルバージョン例文】丁寧さと信頼感を兼ね備えた完全テンプレート

最後に、どんな業種にも応用できる「フルバージョン」の発送完了メール例文を紹介します。

一通で安心・信頼・印象の良さをすべてカバーできる万能型テンプレートです。

件名：【○○ショップ】商品発送完了のご案内（ご注文番号：123456）

○○様

平素より○○ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を、本日発送いたしましたのでご案内申し上げます。

【発送内容】
商品名：○○○○
注文番号：123456
発送日：2026年1月22日
配送業者：日本郵便
追跡番号：123-4567-8901
追跡URL：https://track.post.japanpost.jp/

【お届け予定】
通常2〜3日以内にお届け予定ですが、地域や天候により遅れる場合がございます。

【お問い合わせ】
ご不明点や変更がございましたら、下記までご連絡ください。
E-mail：info@xxxxxx.jp
TEL：03-1234-5678

このたびは当ショップをご利用いただき、誠にありがとうございました。
今後とも○○ショップをどうぞよろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○ショップ
担当：山田太郎
E-mail：info@xxxxxx.jp
TEL：03-1234-5678
営業時間：平日10:00〜17:00
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

フルバージョンは、自動送信でも「人の気配」を感じさせる丁寧な構成です。

次の章では、さらに「目的別・状況別の発送完了メール例文」を紹介します。

目的別・状況別の発送完了メール例文集

ここでは、発送の目的や状況に応じて使い分けられる実践的な例文を紹介します。

お客様の状態に合わせて文面を少し変えるだけで、印象がぐっと良くなります。

初回購入のお客様向け

初めて購入してくださったお客様には、信頼感と安心感を重視した丁寧な文面が最適です。

特に「初めての取引」であることを意識した一言を添えると好印象です。

件名：【○○ショップ】ご注文商品の発送が完了しました

○○様

このたびは初めてのご利用、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしましたので、お知らせいたします。

【発送内容】
商品名：○○○○
注文番号：123456
発送日：2026年1月22日
配送業者：ヤマト運輸
追跡番号：1234-5678-9012

通常2〜3日でお届け予定です。
商品がお手元に届くまで、どうぞ安心してお待ちください。

今後とも末永くご愛顧いただけますと幸いです。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○ショップ
担当：山田
E-mail：info@xxxxxx.jp
TEL：03-1234-5678
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

初回の印象は今後の関係を左右します。

感謝の言葉を明確に入れ、誠実な対応を印象づけましょう。

リピーター向けの心のこもった文面

複数回購入してくれているお客様には、関係を深めるトーンを意識します。

「いつもありがとうございます」といった一文があるだけで、好感度が高まります。

件名：【○○ショップ】いつもありがとうございます｜ご注文商品の発送完了のお知らせ

○○様

いつも○○ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。

【発送内容】
商品名：○○○○
注文番号：789012
発送日：2026年1月22日
配送業者：日本郵便
追跡番号：234-5678-9012

お届けまで今しばらくお待ちください。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○ショップ
E-mail：info@xxxxxx.jp
TEL：03-1234-5678
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

リピーター向けメールは「感謝」と「継続」のメッセージが鍵です。

短くても、特別扱いされていると感じてもらうことが重要です。

遅延や特別対応がある場合のメール例文

発送の遅延や特別な対応が必要な場合は、丁寧な説明とお詫びの気持ちを明記します。

不安を与えず、誠実さが伝わる表現を選びましょう。

件名：【○○ショップ】発送完了のお知らせとご案内

○○様

このたびはご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品を本日発送いたしました。

【発送内容】
商品名：○○○○
注文番号：654321
発送日：2026年1月22日
配送業者：佐川急便
送り状番号：987654321

なお、天候および交通状況の影響により、お届けが通常より1〜2日遅れる可能性がございます。
お急ぎのところご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願いいたします。

引き続きご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○ショップ
担当：山田
E-mail：info@xxxxxx.jp
TEL：03-1234-5678
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

誠実な言葉遣いと事前の案内が、トラブル防止につながります。

次の章では、こうしたメールを作るうえでの注意点とマナーを解説します。

発送完了メールの書き方のコツと注意点

発送完了メールは、内容がシンプルだからこそ細部の配慮が信頼を左右します。

この章では、文面を整えるうえで意識すべきコツと注意点をわかりやすく紹介します。

丁寧すぎず簡潔にまとめるコツ

メールが長すぎると、読み手に負担を与えてしまいます。

必要な情報だけを明確に伝えるのが理想です。

悪い例	良い例
文章が長く、感謝や説明が重複している	挨拶・発送報告・問い合わせ先を簡潔にまとめる
「お世話になっております」を何度も使う	1回だけにとどめ、自然な流れを意識

短くても誠意は伝わります。

「どの情報が必要か」を意識して構成すると、すっきりと読みやすいメールになります。

誤記・誤送信を防ぐための最終チェックリスト

発送完了メールは一見単純ですが、入力ミスや送信ミスが発生しやすい工程です。

誤記を防ぐには、次のチェックリストを活用しましょう。

チェック項目	確認ポイント
宛名	お客様の名前・敬称が正しいか
追跡番号	桁数・数字の誤りがないか
配送業者	社名の表記に誤りがないか
商品情報	商品名・数量が正しいか
署名	担当者名・連絡先が最新情報になっているか

誤記は信頼を大きく損なう原因になります。

テンプレートを使う場合も、毎回手動で宛名や番号をチェックするのが安心です。

自動送信でも“人らしさ”を出す工夫

発送完了メールを自動送信にしているショップも多いですが、そのままだと無機質な印象になりがちです。

自動でも温かみを感じさせるには、次のような工夫が効果的です。

工夫のポイント	実践例
一言メッセージを添える	「お届けまで楽しみにお待ちください」
担当者名を明記する	「担当：山田」など、誰が対応しているかわかる
柔らかい言葉遣い	「〜いたしました」「〜をお知らせいたします」など丁寧で自然な表現

自動でも“人の声”を感じさせるメールが、安心感と信頼につながります。

次の章では、発送完了メールを使って「信頼とリピート」を育てる工夫を紹介します。

発送完了メールで信頼とリピートを生むテクニック

発送完了メールは、単なる通知ではなく「次の購入につなげるチャンス」でもあります。

ここでは、信頼を高めながら自然にリピートを促すテクニックを紹介します。

「一言メッセージ」で顧客満足度を上げる方法

メールの最後にひとこと添えるだけで、お客様の印象が大きく変わります。

特に、心のこもった一文は“自分のために書かれたメール”という特別感を生みます。

目的	一言メッセージ例
安心感を与える	お届けまでどうぞご安心ください。
期待を高める	お手元に届くのを楽しみにしていてください。
感謝を伝える	このたびのご注文、心より感謝申し上げます。

定型文の中に“手書きメッセージのような温度感”を加えることが信頼の鍵です。

商品別・季節別に文面を変えるメリット

発送メールの内容を商品や季節に合わせて少し変えると、読まれ方が大きく変わります。

特にリピーターに対しては、変化を感じられるメールが印象に残ります。

パターン	メッセージ例
季節商品	今の季節にぴったりの商品です。ぜひお楽しみください。
限定商品	数量限定のアイテムです。お気に入りいただけるとうれしいです。
ギフト商品	贈り物としてお選びいただき、ありがとうございます。

ほんの数行のカスタマイズでも、「自分のために用意されたメール」だと感じてもらえます。

その結果、満足度が上がり、リピート率にも良い影響を与えます。

自動メールでも“人の温かみ”を伝えるコツ

自動化システムで送るメールでも、機械的な印象を和らげる工夫が可能です。

次のポイントを取り入れると、読んだ人の心に残るメッセージになります。

ポイント	具体例
担当者名を表示	「担当：山田」など、顔が見えるような書き方にする。
署名欄を丁寧に整える	会社情報・連絡先をわかりやすく記載する。
挨拶を柔らかく	「いつもありがとうございます」など温かいトーンに。

自動でも冷たく感じない文面づくりが、顧客ロイヤルティの差を生みます。

“システムが送るメール”ではなく、“人が届ける言葉”として伝えることが大切です。

次の章では、この記事のまとめとして、発送完了メールの意義と今すぐ実践できるポイントを整理します。

まとめ｜発送完了メールは「信頼を届けるメッセージ」

発送完了メールは、単なる発送通知ではなく、顧客に安心と信頼を届けるための大切なメッセージです。

情報を明確に伝え、相手の立場に立った丁寧な文面を意識することで、ブランドやサービスの印象が大きく変わります。

ポイント	内容
構成	件名・宛名・挨拶・発送情報・署名の5要素を整理する。
文章トーン	丁寧でありながら、わかりやすく簡潔にまとめる。
信頼構築	一言メッセージや担当者名を加えて「人らしさ」を演出する。