大会案内メールの書き方＆例文集！社外・社内どちらにも使える

大会の案内メールを作るとき、「どんな書き方が正しいのか」「フォーマルとカジュアルの違いが分からない」と悩む方は多いですよね。

この記事では、社外にも社内にも安心して送れる大会案内メールの書き方を、実際に使える例文とともに解説します。

件名や本文の構成、参加依頼の伝え方など、すぐに役立つポイントを具体的にまとめました。

フォーマル・カジュアル・オンライン開催など、シーン別のフル例文も収録しています。

これ1本で「伝わる」「信頼される」大会案内メールが完成します。

大会案内メールとは？基本の考え方と目的

大会案内メールは、イベントの開催を伝えるだけでなく、読み手に「参加したい」と思ってもらうための大切なビジネスコミュニケーションのひとつです。

ここでは、まず大会案内メールの基本的な考え方と目的を整理し、社内向け・社外向けの違いも分かりやすく解説します。

大会案内メールの役割と重要性

大会案内メールは、単に情報を通知するだけでなく、開催の意図や目的を正しく伝える役割を持っています。

例えば「参加者を集めること」が主目的であれば、申し込み方法を明確にすることが重要ですし、「協力依頼」を含む場合は、感謝や敬意の伝え方もポイントになります。

つまり、メールの構成や言葉遣いは「相手に何をしてほしいか」によって変わるということです。

大会案内メールは、“相手に行動してもらうための設計図”と考えるのが正解です。

目的	具体的な内容
開催通知	大会の概要・日時・会場を知らせる
参加依頼	出席の可否を確認する・申込方法を案内する
協力依頼	運営や準備への協力をお願いする

このように、目的を明確にすれば、メールの内容も自然と整理されます。

逆に「何を伝えたいのか」が曖昧なまま書き始めると、読み手が混乱し、返信率も下がってしまうことがあります。

社内向け・社外向けで異なるポイント

大会案内メールのトーンは、送る相手によって変えることが大切です。

社外向けでは、形式的で丁寧な表現を使い、ビジネスマナーに沿った構成を意識します。

一方、社内向けでは、親しみのある言葉づかいにしても問題ありません。

ただし、社内でも「全社員宛て」や「複数部署に送る」場合は、ややフォーマル寄りの文面にしておくと安心です。

宛先	文体の特徴	表現のポイント
社外（取引先・関係団体など）	丁寧・フォーマル	敬語と定型挨拶を正確に使う
社内（同僚・部署内）	ややカジュアル	簡潔で温かみのある表現を意識

宛先によって文体を変えることは、失礼を防ぐだけでなく、伝わりやすさを高める基本テクニックです。

次の章では、こうした違いを踏まえたうえで、どの大会案内メールにも共通する「基本項目」を整理していきます。

大会案内メールに入れるべき基本項目

大会案内メールは、読んだ相手が「開催内容を理解し、行動できる」状態にすることがゴールです。

ここでは、どんな種類の大会でも共通して入れておくべき項目と、それぞれの書き方のコツを解説します。

件名で「目的＋大会名＋日付」を明確に伝える

メールの件名は、相手が開封するかどうかを決める最初のポイントです。

内容が一目でわかるように、「目的」＋「大会名」＋「開催日」の3要素を組み合わせるのが理想です。

目的	件名例
開催通知	「第10回 企画発表大会 開催のご案内」
参加募集	「【参加者募集】5月度 社内交流大会のお知らせ」
協力依頼	「〇〇大会 運営ご協力のお願い」

また、社内向けの場合は少しカジュアルにしても構いません。

例：「5月15日開催 社内スポーツ大会のご案内（参加希望受付中）」

件名は“開封前の招待状”です。具体的に書くほど親切になります。

本文に必ず含めたい7つの情報

大会案内メールの本文には、最低限以下の7つを明記することで、誰が読んでも混乱しない内容になります。

項目	内容
①大会名	正式名称を正確に記載する
②開催日時	日付と曜日、開始・終了時間を明確に
③会場	住所・建物名・アクセス方法など
④目的・概要	大会の趣旨を1〜2文で説明
⑤参加対象	出席してほしい人や条件を明記
⑥申込方法・期限	返信方法や入力項目、締切日を具体的に
⑦問い合わせ先	担当者名、部署名、メールアドレスなど

これらを順番に並べ、必要に応じて箇条書きにすると読みやすくなります。

たとえば以下のような書き方です。

――――――
【大会名】第5回 企画発表大会
【開催日時】6月10日（火）14:00〜16:00
【会　場】本社ホール 3階
【対象者】全社員（特に企画・営業部の方）
【申込方法】社内ポータルのフォームより6月3日までに登録
――――――

このように、箇条書きを入れるだけで“見やすさ”と“信頼感”が格段に上がります。

宛名・結びの書き方で印象を整える

宛名と結びの書き方も、案内メールの印象を左右します。

社外向けでは「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇様」のように正式名称を正確に書き、最後は「敬具」で締めるのが基本です。

社内向けであれば「各位」や「〇〇部の皆さま」で十分です。

タイプ	宛名例	結び例
社外向け	〇〇株式会社　営業部　〇〇様	今後ともよろしくお願い申し上げます。敬具
社内向け	各位／〇〇部の皆さま	どうぞよろしくお願いいたします。

宛名と結びは“メールの第一印象と最後の印象”を決める部分です。

細部まで丁寧に整えることで、信頼感のある大会案内メールになります。

フォーマルで使える大会案内メール例文（社外向け）

ここでは、社外関係者や取引先に送る際にそのまま使える、フォーマルな大会案内メールの例文を紹介します。

テンプレートとして使えるように、件名から署名までを含む“フルバージョン”で掲載しています。

一般的なビジネス大会向けの例文

ビジネス関連の大会やコンテスト、発表会などを社外に案内する際の文例です。

全体をかしこまった文調でまとめつつ、必要情報を簡潔に整理しています。

――――――
件名：第10回 ビジネス企画大会 開催のご案内

〇〇株式会社
営業企画部　〇〇様

平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の広報部、△△でございます。

さて、このたび弊社では「第10回ビジネス企画大会」を下記のとおり開催する運びとなりました。
ご多用のところ誠に恐縮に存じますが、ぜひご参加賜りますようご案内申し上げます。

【大会名】
第10回 ビジネス企画大会

【開催日時】
2026年6月12日（金）14:00～16:30

【会　場】
〇〇コンベンションセンター 3階ホール（〇〇市〇〇区〇〇）

【内　容】
・開会挨拶
・基調講演「未来の企画戦略」
・各企業による事例発表
・閉会のご挨拶

【参加対象】
企画・営業・管理部門のご担当者様

【参加申込】
本メールに「会社名」「ご氏名」「ご連絡先」「参加人数」をご記入のうえ、
6月5日（木）までにご返信ください。

ご不明点等ございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

敬具

――――――
〇〇株式会社　広報部
担当：△△ △△
〒000-0000　〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
TEL：00-0000-0000　E-mail：info@sample.co.jp
――――――

この形式をベースにすれば、どんな業種・イベントにも応用できます。

ポイント	解説
件名	「大会名＋開催案内」で一目で内容が伝わる
冒頭挨拶	季節の挨拶よりも「お世話になっております」を優先
本文	「目的→詳細→申込方法」の順に整理
結び	「心よりお待ちしております」で柔らかく締める

安全大会・協力会社向けの例文

続いて、協力会社や取引先に向けた“安全意識共有型”の大会案内メール例文です。

挨拶文を少し改め、共同開催や連携の意図を明確に伝えます。

――――――
件名：2026年度 〇〇グループ大会 開催のご案内

〇〇株式会社
管理部　〇〇様

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご支援を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社グループでは協力各社との連携を深め、
より円滑な業務推進を目指すことを目的に「2026年度 〇〇グループ大会」を開催いたします。

ご多忙の折恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

記

【大会名】
2026年度 〇〇グループ大会

【日　時】
2026年7月4日（土）13:00～15:30

【会　場】
〇〇ホール（〇〇市〇〇区〇〇1-2-3）

【内　容】
1. 開会挨拶
2. 方針共有・報告
3. 交流セッション
4. 閉会挨拶

【出欠のご連絡】
お手数ですが、同封の返信フォームにご記入のうえ、
6月25日（木）までにご返信をお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

――――――
〇〇株式会社　管理本部
担当：□□ □□
E-mail：contact@sample.co.jp
――――――

社外向けメールでは、必ず「開催目的」と「依頼の背景」を1〜2文で添えるのがポイントです。

相手に「なぜ自分に案内が届いたのか」を自然に理解してもらえる構成にすることで、信頼性が高まります。

社内・カジュアル向けの大会案内メール例文

ここでは、社内メンバーやチーム内に向けたカジュアルな大会案内メールの例文を紹介します。

社内メールでは、フォーマルすぎるよりも、親しみやすく明るいトーンの方が読まれやすく、参加意欲も高まります。

社内イベント・懇親大会の案内メール

部署間交流やチーム懇親を目的とした大会に使える例文です。

シンプルながら必要な情報を網羅した、使いやすいフォーマットになっています。

――――――
件名：【参加者募集】社内コミュニケーション大会 開催のお知らせ

各位

お疲れさまです。〇〇部の△△です。

このたび、部署間の交流と情報共有を目的として、「社内コミュニケーション大会」を開催することになりました。
普段なかなか話す機会のないメンバーとも交流できる良い機会ですので、ぜひご参加ください。

【イベント名】
社内コミュニケーション大会

【日　時】
2026年6月28日（金）15:00〜17:00

【場　所】
本社3階 会議ホール（〇〇駅徒歩5分）

【対象者】
全社員（所属部署問わず）

【内　容】
・チームディスカッション
・部門プレゼンテーション
・交流セッション

【参加申込】
参加希望の方は、6月20日（木）までに本メールへの返信で、
「氏名」「部署名」「参加希望チーム」をお知らせください。

皆さんのご参加をお待ちしています。
どうぞよろしくお願いいたします。

――――――
〇〇部　△△
――――――

社内向けメールでは、形式よりも“読みやすさと親しみ”を優先するのがコツです。

ポイント	意識すべき内容
宛名	「各位」「チームの皆さま」など、簡潔で全体宛ての表現
本文	目的→日時→場所→申込方法の順に整理
文体	「です・ます」調で柔らかく

オンライン大会・ウェビナー形式の案内メール

オンラインでの大会や発表会、ウェビナー形式のイベントに使える例文です。

「アクセス方法」や「ツール名」を明記するのがポイントです。

――――――
件名：オンライン社内プレゼン大会 開催のご案内

各位

お疲れさまです。〇〇部の□□です。

このたび、情報共有とスキルアップを目的として、
オンラインで「社内プレゼン大会」を開催いたします。

【イベント名】
オンライン社内プレゼン大会

【日　時】
2026年7月10日（木）14:00〜16:00

【開催方法】
オンライン（Teamsを使用）
※参加URLは前日までにメールでお送りします。

【内　容】
・各部門代表による発表
・質疑応答
・投票・表彰

【参加申込】
参加をご希望の方は、社内ポータルのフォームより7月3日（水）までにお申し込みください。

どなたでも気軽にご参加いただけます。
皆さまのご参加を心よりお待ちしています。

――――――
〇〇部　□□
――――――

オンライン案内では、通信方法や当日の連絡手段を具体的に書くことが大切です。

特に「ツール名」「URL送付のタイミング」を明確にしておくと、参加者が安心して参加できます。

大会案内メールをより伝わりやすくするコツ

ここでは、同じ内容でも「より読みやすく、伝わりやすい大会案内メール」に仕上げるためのコツを紹介します。

特にビジネスメールでは、読み手が数秒で要点をつかめる構成が重要です。

読みやすくするレイアウト・文章構成の工夫

大会案内メールは「要点が整理されていること」が信頼感の第一歩です。

文章を整えるだけで印象が大きく変わるため、以下のポイントを押さえましょう。

チェック項目	改善のコツ
1. 長文になっていないか	1文を60文字以内に。改行や段落を積極的に使う。
2. 重要情報が埋もれていないか	日時・場所・申込期限などは箇条書きや太字で強調。
3. 目的が明確か	最初の段落で「なぜ開催するのか」を1文で述べる。
4. 伝わる件名か	件名で「大会名＋日付＋目的」が分かるようにする。

また、本文中に「読み手が次にどうすればいいか（返信・申し込みなど）」を必ず明記しましょう。

この1文があるだけで、返信率が大きく変わります。

例：
「参加希望の方は、6月5日（木）までに本メールへ返信をお願いいたします。」

大会案内メールは“伝える”だけでなく、“動いてもらう”ために書くものです。

送信前にチェックしたい注意点

送信直前の確認は、トラブル防止のために欠かせません。

以下のチェックリストを使えば、誤送信や情報ミスを防ぐことができます。

確認項目	チェック内容
日付・曜日	実際のカレンダーと照らし合わせて誤りがないか確認
開始・終了時間	24時間表記で統一し、誤差がないかを確認
宛先	送信対象の部署・関係者を誤っていないか
敬称・社名	「株式会社」「様」などが正しく表記されているか
返信先	返信時に宛先エラーが起きないメールアドレスか

送信前に一度、文面を声に出して読むのもおすすめです。

意外と、冗長な表現や誤記が見つかりやすくなります。

特に「日付」「会場」「返信期限」の3点は最重要チェック項目です。

これらを誤ると、読者が混乱したり、案内の信頼性が下がってしまう可能性があります。

正確さと分かりやすさを両立することで、読まれる大会案内メールが完成します。

まとめ！読み手に伝わる大会案内メールを作るために

ここまで、大会案内メールの基本構成から具体的な例文、そして仕上げのコツまでを紹介してきました。

最後に、読まれる・伝わる大会案内メールを作るためのポイントを振り返っておきましょう。

要素	ポイント
件名	「大会名＋日付＋目的」を明確に。内容が一目で分かるようにする。
本文構成	「開催目的 → 詳細情報 → 申込方法 → 結び」の順で整理する。
トーン	社外はフォーマル、社内はややカジュアル。相手に合わせて調整。
表現	箇条書きや改行を使い、情報を見やすく整理。
確認	日付・会場・宛名の誤りがないか最終チェック。

大会案内メールは、ただ情報を送るだけでなく、読み手との信頼を築く機会でもあります。

「分かりやすい」「感じがいい」「丁寧だ」と思われる文面は、それだけで相手の印象に残ります。

そのためには、相手の立場に立って「何を知りたいか」「どんな行動をしてほしいか」を明確にすることが大切です。

大会案内メールのゴールは、“読んで行動してもらうこと”。

形式やマナーを守りながら、温かみのある言葉で案内すれば、自然と伝わるメールになります。

どんな大会でも、この構成と考え方をベースにすれば、ビジネスでも安心して使える案内文が完成します。