取引先に注文書を送るとき、「どんな文面で送ればいいんだろう」と迷うことはありませんか。
メールでの注文書送付は、スピーディで便利ですが、文面や添付方法を間違えると信頼を損ねることもあります。
この記事では、注文書送付メールの正しい書き方から、基本・フォーマル・カジュアル・英文まで使える例文を網羅的に紹介します。
誰でもすぐに使えるテンプレート形式で、件名やファイル名の付け方、送信時のチェックリストまで完全解説。
この記事を読めば、どんな相手にも安心して送れる注文書メールが作れるようになります。
注文書送付メールとは？目的と基本マナー
この記事の最初では、「注文書送付メール」がなぜ必要なのか、そして送る際に気をつけたい基本マナーを解説します。
ビジネスシーンでは、取引先との信頼関係を築くうえで、メール1通の印象が大きく影響します。
そのため、正確さと丁寧さを両立させることが重要です。
そもそも「注文書送付メール」はなぜ必要なのか
注文書送付メールとは、商品やサービスの発注内容を正式に依頼するためのメールです。
FAXや郵送の代わりに使われることが多く、メール本文で要件を簡潔に伝え、注文書のデータを添付して送ります。
目的は「正式な発注意思を明確にし、相互確認を円滑にすること」です。
つまり、注文内容の確認ミスやトラブルを防ぐための「証拠」としても役立ちます。
| 目的 | 内容 |
|---|---|
| 正式な発注の意思表示 | 取引条件を確定させるため |
| 情報の明確化 | 商品名・数量・納期などを正確に共有する |
| 記録の保存 | 発注履歴をメールと添付ファイルで残す |
「口頭で伝えたから大丈夫」と思わず、必ずメールで正式な依頼を残すことが大切です。
送付時に押さえるべき5つのマナー
注文書送付メールは、単にデータを送るだけでなく、相手に配慮した文面であることが求められます。
以下の5つを意識するだけで、相手からの印象が大きく変わります。
| ポイント | 説明 |
|---|---|
| ① 宛名を正確に書く | 会社名・部署名・担当者名を省略せず記載する |
| ② 件名で内容を明確に | 「注文書送付」「発注のご連絡」などが一目でわかる件名にする |
| ③ 添付ファイルを明示する | 「添付の注文書をご確認ください」と明記 |
| ④ 丁寧な言葉づかいを意識 | 「お送りいたします」「ご確認くださいませ」など敬語を正しく使う |
| ⑤ 署名を整える | 会社名・部署・氏名・連絡先をそろえる |
この5点を押さえることで、相手がスムーズに内容を理解でき、返信もスピーディになります。
「丁寧・明確・確認しやすい」——この3要素が理想的な注文書送付メールの基本です。
注文書送付メールの正しい書き方と構成
この章では、注文書送付メールの基本的な構成と、読みやすく丁寧な文面にするためのポイントを解説します。
メールは短い文面でも、要点を押さえることで印象が大きく変わります。
誰が読んでも分かりやすく、すぐに対応できるように整えることが大切です。
基本構成テンプレート（宛名〜署名まで）
まずは、どのような場面でも使える「基本構成テンプレート」を紹介します。
このテンプレートをもとに、内容を調整すればどんな取引先にも対応可能です。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| ① 宛名 | 株式会社〇〇〇〇 営業部 △△様 |
| ② 挨拶・前置き | いつもお世話になっております。株式会社□□の××でございます。 |
| ③ 注文書を送付する旨 | 下記の内容にて正式に発注させていただきたく、添付の注文書をお送りいたします。 |
| ④ 確認依頼 | ご確認のうえ、内容に相違などございましたらご連絡ください。 |
| ⑤ 結び・署名 | 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ―――― 株式会社□□ 営業部 ××（氏名） Tel: 00-0000-0000 / Mail: info@example.com |
構成はシンプルですが、順番を間違えると読みづらくなります。
特に、「添付ファイルを送付したこと」と「確認依頼」を忘れないよう注意しましょう。
書き方のポイント｜結論を先に・添付を明確に
ビジネスメールでは、「結論を先に伝える」ことが基本です。
まず「注文書を送ります」と明示してから、詳細や確認依頼を添える流れにすると、読み手がスムーズに理解できます。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 平素よりお世話になっております。 このたびはお見積もりをいただきありがとうございました。 先日のお打ち合わせを受け、発注内容をまとめました。 詳細は添付の注文書をご確認ください。 |
いつもお世話になっております。 下記の件につきまして、正式に発注させていただきたく、添付の注文書をお送りいたします。 内容をご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。 |
このように、要点を冒頭で伝えるだけで、読み手の理解度が大きく変わります。
また、添付ファイルの案内は文中で1回、結びの前で再度明記するのが理想です。
メールの目的は「迅速で正確な意思疎通」。
そのために、冗長な前置きや過度な敬語は避け、シンプルでわかりやすい文面を心がけましょう。
注文書送付メールの例文集【フルバージョン付き】
ここでは、実際に使える注文書送付メールの例文をまとめて紹介します。
取引相手の関係性や状況に応じて文面を使い分けることで、より自然で丁寧な印象を与えることができます。
全文をコピーして使える「フルバージョン例文」も掲載しています。
① 基本例文｜標準的な取引先に送る場合
どんな取引先にも使える、最も汎用的な文面です。
| 件名 | 注文書送付のご連絡（株式会社〇〇〇〇） |
|---|---|
| 本文 |
株式会社△△△△ 営業部 〇〇様 いつもお世話になっております。 下記内容にて正式に発注させていただきたく、添付の注文書をお送りいたします。 ご不明点などございましたらお知らせください。 今後ともよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― |
ポイント： 一番伝えたい「添付の注文書をお送りいたします」を文頭付近に入れると、相手がすぐに理解できます。
② フォーマル例文｜上司・新規取引先への送付文
初めて取引する相手や、丁寧さを重視したい場合に適した文面です。
| 件名 | 注文書の送付につきまして（株式会社〇〇〇〇） |
|---|---|
| 本文 |
株式会社△△△△ 営業部 〇〇様 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。 このたびはお見積もりをご提示いただき、誠にありがとうございました。 お手数をおかけいたしますが、内容をご確認のうえ、相違などございましたらご連絡いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――――――――― |
「お送り申し上げます」「ご確認のほどお願い申し上げます」などの丁寧表現を使用することで、上品な印象になります。
③ カジュアル例文｜日常的な取引先向け
頻繁にやり取りしている取引先や、社内感覚でやり取りできる相手向けです。
| 件名 | 注文書をお送りします（株式会社〇〇〇〇） |
|---|---|
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。 ご相談しておりました件につきまして、添付の注文書にて発注いたします。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― |
カジュアルでも、最低限の敬語は保ち、礼儀を欠かないことが大切です。
④ 英文メール例文｜海外取引・外資系企業向け
英語で送る場合の参考文面です。短く、明確に伝えるのが基本です。
| Subject | Sending Purchase Order (ABC Corporation) |
|---|---|
| Message |
Dear Mr. Smith,
This is Yamada from ABC Corporation. Please find attached the purchase order for the items we discussed. Best regards, |
英語では「Please find attached〜」が定型句です。
⑤ フルバージョン例文｜件名＋本文＋署名＋添付ファイル名セット
すぐにそのまま使える完成形テンプレートです。
| 件名 | 【注文書送付】株式会社〇〇〇〇／〇〇製品のご発注について |
|---|---|
| 本文 |
株式会社△△△△ 営業部 〇〇様 平素より大変お世話になっております。 下記内容にて正式に発注させていただきたく、 ご確認のうえ、問題等ございましたらご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― |
この例文は「件名・本文・添付ファイル名」まで一体化しているため、実務ですぐに使用できます。
送信前に宛名・日付・ファイル名だけを修正すればそのまま送れる便利なテンプレートです。
件名・添付ファイル・送信時の注意点
この章では、注文書送付メールの「件名」「添付ファイル」「送信チェック」に関する具体的なポイントを解説します。
これらは小さな部分に見えますが、受信者の対応スピードや信頼印象に大きく影響します。
丁寧な件名と添付ルールを守るだけで、ビジネスメールの完成度は一段上がります。
件名の正しい書き方とNG例
件名は、相手が受信トレイで内容を一目で理解できるように書くのが基本です。
ポイントは「誰から・何の目的で・何を送るのか」を明確にすることです。
| 良い件名の例 | 説明 |
|---|---|
| 注文書送付のご連絡（株式会社〇〇〇〇） | 「送付内容」と「自社名」が明確 |
| 【注文書送付】株式会社〇〇〇〇／〇〇製品 | 製品名を加えることで検索しやすい |
| 〇月分ご注文書の送付について | 定期発注のやり取りに適している |
逆に、以下のような件名は避けましょう。
| NG件名 | 理由 |
|---|---|
| ご連絡です | 内容が分からず、開封率が下がる |
| 注文書 | 短すぎて誤送信や迷惑メールと誤解される |
| Re: Re: ご注文の件 | 件名が重なりすぎると要件が不明確になる |
「誰宛」「何の用件」「どの会社か」を意識した件名づくりが基本です。
ファイル名・形式のマナー（PDF／Excelの使い分け）
添付ファイルは、相手がすぐに内容を確認できるように、わかりやすい名前と形式で送付しましょう。
| ファイル名の良い例 | 理由 |
|---|---|
| 注文書_株式会社△△様_2026年1月22日.pdf | 相手名と日付を入れると識別しやすい |
| 発注書_ABC製品_株式会社〇〇様.xlsx | 内容と形式がひと目でわかる |
形式の選び方も大切です。
| 形式 | 特徴 | おすすめシーン |
|---|---|---|
| PDF形式 | 改ざんされにくく、印刷時のレイアウトが崩れにくい | 正式な注文依頼として送る場合 |
| Excel形式 | 取引先が数量や単価を修正できる | 確認や修正のやり取りが前提のとき |
迷ったときは「PDF」を選ぶのが無難です。
添付漏れ・誤送信を防ぐ3ステップチェックリスト
どれほど丁寧にメールを書いても、添付を忘れてしまうと意味がありません。
以下のチェックを習慣にすることで、ミスを防ぐことができます。
| チェック項目 | 内容 |
|---|---|
| ① 添付ファイル確認 | 送信前に「添付していますか？」と自分で読み直す |
| ② 宛先確認 | To・Cc・Bccを見直し、誤送信を防ぐ |
| ③ 最終プレビュー | 件名・本文・添付名を最終確認してから送信 |
最近は、メールソフトに「送信前確認」機能がついていることも多いので、積極的に活用しましょう。
送信ボタンを押す前の5秒が、信頼を守る最良の対策です。
注文書送付メールでよくあるミスと改善例
この章では、ビジネス現場でよく起こる「注文書送付メールの失敗例」と、それを防ぐための改善策を具体的に紹介します。
ありがちなミスを事前に把握しておくことで、取引先に対して常に安心感を与える対応ができます。
メールの品質を上げる最大の近道は、「失敗例を自分の教科書にすること」です。
誤送信・宛名間違いを防ぐ方法
誤送信や宛名間違いは、最も多いミスのひとつです。
特に複数の取引先と同時にやり取りしている場合、似た社名や担当者名の取り違えが起こりやすくなります。
| ミスの例 | 改善策 |
|---|---|
| 株式会社A様宛のメールに、株式会社Bの注文書を添付 | 送信前に「添付ファイル名と宛先が一致しているか」をチェックリスト化 |
| 宛名を「〇〇様」ではなく「〇〇さん」と誤記 | ビジネス文書では必ず「様」で統一する |
メール作成後、宛名と添付ファイルを最後に確認する習慣をつけましょう。
「丁寧すぎて読みにくい」文章を直す例文比較
丁寧な表現を意識するあまり、かえって回りくどくなってしまうこともあります。
読みにくい文章をシンプルに直すだけで、印象がぐっと良くなります。
| 悪い例 | 改善後 |
|---|---|
|
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 このたびは弊社へのご尽力に深く感謝申し上げます。 つきましては、添付の注文書に基づき発注申し上げたく存じます。 |
いつもお世話になっております。 添付の注文書にて正式に発注させていただきます。 ご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。 |
「伝わる」ことを優先し、短く・自然に・敬意を込める。
信頼されるビジネスメールに変えるポイント
小さな気配りの積み重ねが、ビジネス上の信頼を生みます。
以下の3点を意識するだけで、文章全体の印象が大きく向上します。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| ① 読み手を意識した文構成 | 最初に結論を書き、その後に詳細を述べる |
| ② 相手の手間を減らす配慮 | 確認箇所を明確にする・必要情報をひとまとめにする |
| ③ 誠実なトーン | 過度に固すぎず、自然な敬語で伝える |
「読みやすい＝信頼される」と心得て、常に相手の立場から文面を見直しましょう。
まとめ｜信頼される注文書メールを送るために
ここまで、注文書送付メールの目的、書き方、例文、注意点を詳しく見てきました。
最後に、全体のポイントを整理し、明日からすぐ実践できるチェックリストを紹介します。
「正確さ」と「印象の良さ」を両立させることが、信頼されるメールの第一歩です。
この記事のまとめポイント
注文書送付メールをスムーズに送るために、以下の基本を押さえておきましょう。
| 項目 | 要点 |
|---|---|
| 目的の明確化 | 「正式な発注依頼」であることを伝える |
| 構成の整理 | 宛名 → 挨拶 → 本文 → 添付案内 → 結び → 署名 |
| 件名とファイル名 | 「注文書」「送付」「発注」を入れ、自社名も添える |
| 言葉づかい | 「お送りいたします」「ご確認ください」など丁寧で自然に |
| 送信前チェック | 宛先・添付・件名・本文の最終確認を必ず行う |
この5点を意識するだけで、相手に「信頼できる会社だ」と感じてもらえます。
すぐ実践できるメール送信チェックリスト
最後に、注文書メールを送る前に確認すべき項目を一覧にしました。
送信ボタンを押す前に、このリストを一度見直す習慣をつけましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| ① 宛名 | 会社名・部署・担当者名を正しく記載しているか |
| ② 件名 | 内容が一目で分かる件名になっているか |
| ③ 添付ファイル | 正しい注文書が添付されているか、ファイル名は適切か |
| ④ 本文 | 要点が簡潔で、敬語に誤りがないか |
| ⑤ 署名 | 連絡先・会社情報が正確に記載されているか |
メール1通で会社の印象は変わります。
シンプルでも丁寧で誠実なメールを心がけ、信頼されるビジネスコミュニケーションを築いていきましょう。
