海外通販で商品を購入したものの、サイズ違いや色違い、不良品が届いて困った経験はありませんか？
この記事では、初心者でも安心して送れる海外通販の交換メール例文を、状況別に豊富に紹介しています。サイズ違い、色違い、数量不足、誤配送、動作不良など、あらゆるケースに対応できる短文テンプレートとフルバージョン例文を用意しました。
さらに、返送方法や返送ラベルの依頼、返信が遅い場合のフォローアップメールまで、実践的なフレーズも網羅。英語が苦手な方でもコピペでそのまま使えるので、交換手続きがスムーズに進みます。
これを読めば、海外通販での交換メールも安心して送信でき、トラブルを避けながらスムーズに対応してもらえます。
海外通販で交換メールを送る前に知っておくべき基本ポイント
海外通販で商品を交換してもらうとき、まず押さえておきたいのが「丁寧でわかりやすいメール構成」です。
ここでは、英語が苦手な方でもスムーズにやり取りできるよう、基本の流れと表現ポイントを紹介します。
英語で交換依頼する際のマナーと心構え
英語の交換メールでは、最初に感謝と敬意を伝えるのが基本です。
例えば「Thank you for your quick shipping.」のように、まずお礼を添えると印象が良くなります。
次に、感情的にならず、事実を淡々と説明しましょう。
写真を添付して問題箇所を示すと、相手も対応しやすくなります。
最後に「Thank you for your understanding.」などで締めると、丁寧な印象になります。
| 良い例 | 避けた方が良い例 |
|---|---|
| I appreciate your quick support. | This is unacceptable! |
| Could you please send me a replacement? | Send a new one immediately! |
メールの正しい構成と書き出し方
交換メールは、以下の5ステップで構成します。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 件名 | 注文番号＋用件（例：Request for Exchange） |
| ② 挨拶 | Dear Customer Service Team, など |
| ③ 問題の説明 | 届いた商品の状態を具体的に書く |
| ④ 依頼内容 | 交換・返送・再発送などを丁寧にお願いする |
| ⑤ 締めの言葉 | Thank you for your understanding. など |
すぐ使える基本テンプレート（ショート・フルバージョン）
ここでは、どんな状況にも使える万能テンプレートを紹介します。
ショートバージョン：
Subject: Request for Exchange [Order Number: XXXXX]
Dear Support Team,
I received my order today, but there seems to be an issue with the item.
Could you please arrange a replacement?
Thank you for your assistance.
Best regards,
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 123456] Request for Exchange
Dear Customer Service Team,
I ordered a product from your website on January 5, 2026, and received it today.
Unfortunately, there is a problem with the item I received.
I have attached photos showing the issue for your reference.
Could you please arrange a replacement and let me know if I need to return the original item?
Thank you for your prompt assistance.
Best regards,
[Your Name]
メールの基本形を覚えておけば、どんなケースにも応用ができます。
サイズ・色が違ったときの交換英語メール例文集
海外通販で届いた商品がサイズや色が違う場合は、交換依頼メールで具体的に伝えることが重要です。
ここでは、短文での簡単依頼と、フルバージョンの例文を状況別に紹介します。コピペでそのまま使えるようにしています。
サイズ違い商品の交換テンプレート（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: [Order Number: 123456] Exchange Request – Wrong Size
Dear Support Team,
I received the item, but the size is incorrect. Could you please send the correct size?
Thank you.
Best regards,
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 123456] Request for Exchange – Wrong Size
Dear Customer Service Team,
I ordered a pair of jeans (Product ID: ABC123) on January 5, 2026, and received it today.
However, the size I received is Medium, but I ordered Large.
Photos of the item and packaging are attached for your reference.
Could you please send me the Large size as a replacement? I would appreciate a prepaid return label for the incorrect item.
Shipping details:
Name: [Your Name]
Address: [Your Address, Japan]
Order Number: 123456
Thank you for your prompt assistance.
Best regards,
[Your Name]
[Email Address]
サイズと色を同時に訂正依頼する英語例文（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: Exchange Request – Wrong Size & Color
Dear Support Team,
The item I received is the wrong size and color. Could you send the correct one?
Thank you.
Best regards,
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 123456] Exchange Request – Incorrect Size and Color
Dear Customer Service Team,
Thank you for shipping my order quickly. I received the blue t-shirt (SKU: XYZ789) ordered on January 5, but it came in size Small instead of Medium, and it is navy blue instead of light blue.
Please replace it with the correct Medium light blue t-shirt. I am happy to return the wrong item once I receive the shipping instructions.
Shipping address remains the same as the original order. Photos are attached.
I appreciate your help in resolving this matter promptly.
Sincerely,
[Your Name]
サイズ指定・返品ラベルを同時依頼する応用例
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 123456] Exchange Request – Size and Color Correction
Dear Customer Support,
I received the item today, but the size and color are not as ordered. I ordered a Medium red sweater (Product ID: SW-101), but received a Small blue one.
Attached are photos showing the received item and packaging.
Could you please send the correct Medium red sweater and provide a prepaid return label for the incorrect item?
Shipping details:
Name: [Your Name]
Address: [Your Address, Japan]
Order Number: 123456
Thank you very much for your assistance. I look forward to your prompt reply.
Best regards,
[Your Name]
ポイント：サイズと色は必ず具体的に書き、写真を添付すると交換手続きがスムーズになります。
不良品・破損品・動作不良の交換依頼英語メール例文集
海外通販で商品が壊れていたり動作しない場合は、事実を正確に伝えることが最優先です。
写真や動画を添付すると、ショップ側も迅速に対応できます。
壊れて届いた商品の交換をお願いする英文テンプレート
ショートバージョン：
Subject: [Order Number: 789012] Replacement Request for Damaged Item
Dear Support Team,
The item I received is damaged. Could you please send a replacement?
Photos are attached. Thank you.
Best regards,
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 789012] Replacement Request for Damaged Item
Dear Customer Support,
I purchased a wireless headphone (Model: HD-456) on January 8, 2026, via your online store, and it arrived yesterday.
Unfortunately, the item arrived damaged. The packaging was intact, but the headphone case is cracked, and one earpiece doesn’t work. I have attached photos showing the damage clearly.
Could you please send a replacement as soon as possible? Please let me know if I need to return the damaged product and how to proceed with shipping.
Order details:
Order Number: 789012
Name: [Your Name]
Address: [Your Address]
Thank you for your attention to this issue.
Kind regards,
[Your Name]
[Contact Information]
電源が入らない・動作不良商品の交換依頼（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: Exchange for Defective Product
Hello Team,
The item I received does not function properly. Could you please send a replacement?
Thank you.
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 789012] Exchange for Defective Product
Hello Team,
Regarding my recent order of the blender (Product Code: BLN-999), received on January 10, 2026. It doesn’t turn on despite being fully charged.
I have tried resetting it and checked the manual, but the issue persists. Attached are photos and a short video demonstrating the problem.
Please replace it with a new one at your earliest convenience. Could you also let me know if I need to ship the defective unit back?
Order details:
Name: [Your Name]
Address: [Your Address]
Order Number: 789012
I appreciate your support and prompt response.
Best regards,
[Your Name]
写真・動画を添付して依頼する場合の表現例
- Attached photos show the damage clearly.
- A short video demonstrating the issue is included.
- Please let me know if further evidence is required.
ポイント：壊れや動作不良の場合は、状況を具体的に書き、必ず証拠を添付すると交換対応がスムーズです。
注文内容が違う・数量が足りないときの交換依頼英語メール例文
注文した商品と違うものが届いた場合や、数量が不足している場合は、事実を明確に伝え、交換または補填の依頼を行います。
間違った商品が届いた場合の英語メール（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: Wrong Item Received – Please Exchange
Dear Support Team,
I received a different item than ordered. Could you please send the correct one?
Thank you.
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 345678] Wrong Item Received – Please Exchange
Dear Service Team,
I ordered black running shoes (Style: RS-202) on January 3, 2026, but received white sneakers (Style: WS-101) instead.
The order number is 345678. Photos of both the order confirmation and received item are attached.
Could you please send the correct black running shoes and provide instructions for returning the incorrect item?
Shipping info:
[Your Name]
[Address]
Thank you for correcting this promptly.
Regards,
[Your Name]
数量不足・欠品時に使える依頼テンプレート（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: Missing Item in Order
Hi there,
My order of two mugs (Item: MG-777) arrived with only one. Could you send the missing one?
Thanks.
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 345678] Missing Item in Order – Exchange/Replacement Request
Hi Support Team,
My order of two mugs (Item: MG-777) placed on January 3, 2026, arrived with only one mug.
Attached is proof of the order and delivery.
Could you please send the missing mug or process a partial replacement? Please let me know the next steps.
Shipping info:
[Your Name]
[Address]
Thank you for your assistance.
Best regards,
[Your Name]
交換と返金を併用して依頼する応用パターン
フルバージョン：
Subject: [Order Number: 345678] Exchange and Partial Refund Request
Dear Customer Support,
I received my order today, but one item is missing. I ordered two mugs (Item: MG-777), but only one arrived.
Attached are photos and the order confirmation for reference.
Could you please send the missing mug? If sending the missing item is not possible, I would appreciate a partial refund.
Shipping info:
[Your Name]
[Address]
Thank you for your prompt assistance and guidance on the next steps.
Best regards,
[Your Name]
ポイント：注文内容の誤りや数量不足の場合も、写真や注文確認画面を添付するとスムーズに対応してもらえます。
返送・送料に関するやり取りの英語メール例文
商品交換では返送が必要になる場合があります。送料負担や返送方法を明確に依頼すると、やり取りがスムーズになります。
返送ラベルを依頼する英文（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: Return Label Request for Exchange
Dear Support Team,
Could you please send a prepaid return shipping label for my exchange?
Thank you.
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: Follow-up: Return Label for Exchange Order [Order Number: 123456]
Dear Customer Service Team,
Thank you for approving the exchange for my recent order.
Could you please provide a prepaid return shipping label to my email? I will ship the incorrect item back immediately upon receipt of the label.
Shipping details:
Name: [Your Name]
Address: [Your Address]
Thank you very much for your assistance.
Best regards,
[Your Name]
返送不要かを確認する英文（短文＋フル文）
ショートバージョン：
Subject: Do I Need to Return the Item?
Hello,
For my recent exchange, is it necessary to return the original item?
Thanks.
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: Confirmation: Do I Need to Return the Item? [Order Number: 789012]
Hello Customer Support,
I recently requested an exchange for the wireless headphones (Order Number: 789012). Could you please confirm if I need to return the original item?
Your guidance on this would be greatly appreciated.
Shipping info:
Name: [Your Name]
Address: [Your Address]
Thank you for your assistance.
Best regards,
[Your Name]
EMSで返送する際に使える補足フレーズ集
- Please let me know if I should use EMS for returning the item.
- Could you provide any specific instructions for international return shipping?
- I will follow the provided instructions carefully to ensure a smooth return.
ポイント：返送ラベルや方法を明確に依頼すると、海外通販でも送料トラブルを避けられます。
返信が遅いとき・交換後のお礼メール例文集
海外通販では、時に返信が遅れることがあります。そんなときのフォローアップメールや、交換完了後のお礼メールは、丁寧に書くことで信頼関係を築けます。
フォローアップメール（短文＋フルバージョン）
ショートバージョン：
Subject: Follow-up on Exchange Request [Order 123456]
Dear Support Team,
I sent an exchange request last week regarding my order but haven’t received a reply. Could you please update me on the status?
Thank you.
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: Follow-up on Exchange Request [Order Number: 123456]
Dear Customer Service Team,
I sent an exchange request on January 10 regarding the wrong size jeans I received. I haven’t received any response yet and wanted to kindly follow up.
Could you please provide an update on the status of my exchange? I appreciate your time and assistance.
Order details:
Name: [Your Name]
Address: [Your Address]
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely,
[Your Name]
交換完了後に送るお礼メール（短文＋フルバージョン）
ショートバージョン：
Subject: Thank You for the Replacement [Order 123456]
Dear Team,
The replacement item has arrived. Thank you for your quick handling.
Best regards,
[Your Name]
フルバージョン：
Subject: Thank You for the Replacement [Order Number: 123456]
Dear Customer Service Team,
The replacement jeans I ordered have arrived today in perfect condition. I appreciate your prompt and professional handling of my request.
Thank you for making the process smooth. I will be happy to shop with you again in the future.
Best regards,
[Your Name]
好印象を残す丁寧な一言フレーズ集
- Thank you for your prompt assistance.
- I appreciate your help and understanding.
- Looking forward to your reply.
- Thanks for your support throughout the exchange process.
ポイント：返信が遅い場合も、穏やかで丁寧なトーンを維持すると対応がスムーズになります。
海外通販で交換トラブルを防ぐための実践Tips
海外通販での交換トラブルを防ぐには、事前準備と依頼の仕方が重要です。ここでは、初心者でも簡単に実践できるポイントをまとめました。
トラブル回避のためのチェックリスト（Before注文）
- 注文前に商品のサイズ表や仕様を確認する
- 販売ページに記載の交換・返品ポリシーを確認する
- レビューや口コミでサイズ感や色の再現性をチェックする
- 注文番号や商品のSKUを控えておく
- 配送日数や発送方法を把握しておく
英語での問い合わせをスムーズにする裏ワザ
- メールは短く、箇条書きで事実を整理する
- 写真や動画を添付して問題箇所を明確にする
- 件名に注文番号を必ず入れる
- 交換依頼と返送方法を同時に書くと手続きが早くなる
- 礼儀正しい表現を使用して、相手の印象を良くする
交換が通りやすい「英語の言い回し」10選
- Could you please send a replacement?
- I would appreciate a prepaid return label for the incorrect item.
- Photos are attached for your reference.
- Could you kindly confirm if I need to return the original item?
- Thank you for your prompt assistance.
- I look forward to your reply.
- Please let me know the next steps.
- I appreciate your help in resolving this matter promptly.
- Thank you for making the process smooth.
- Best regards, [Your Name]
ポイント：事前準備と丁寧な文章を組み合わせることで、交換トラブルの大半は回避できます。
まとめ｜海外通販の交換メールは「定型文＋丁寧表現」で乗り切れる
この記事では、海外通販で商品を交換したいときに使える英語メールの例文を、状況別に豊富に紹介しました。
サイズ違い、色違い、不良品、数量不足、誤配送など、どのケースでもポイントは共通しています。
- 件名には必ず注文番号を記入する
- 挨拶と感謝の言葉を忘れずに添える
- 問題を具体的に説明し、写真や動画を添付する
- 交換依頼や返送方法を明確に伝える
- 最後に丁寧な締めの言葉でメールを結ぶ
短文のテンプレートを覚え、フルバージョン例文を参考にするだけで、英語が苦手な方でも安心して交換依頼ができます。
結論：海外通販の交換は「定型文＋丁寧表現」を守るだけで、スムーズに対応してもらえるので、ぜひ本記事の例文を活用してみてください。
