サービス終了のお知らせメール！誠実で印象の良い例文集付き

サービスを長く支えてくれたお客様へ「終了」を伝えるのは、どんな企業にとっても慎重さが求められる場面です。

一方で、伝え方を誤ると誤解や不信感を招くこともあり、「どのように書けば誠実に伝わるのか？」と悩む担当者も少なくありません。

この記事では、サービス終了のお知らせメールを作成するときに押さえるべき構成、トーンの選び方、そしてそのまま使える例文を豊富に紹介します。

感謝を伝えながら、誠実に案内できるメール文のポイントをわかりやすくまとめました。

実際の現場ですぐ使えるテンプレート付きで、誰でも安心して最後のご案内メールを作成できます。

サービス終了のお知らせメールとは？

この章では、「サービス終了のお知らせメール」がどのような役割を持つのか、そしてなぜその内容や書き方が重要なのかを解説します。

単なる事務連絡ではなく、長く支えてくれたお客様への感謝と信頼維持のための重要なメッセージです。

なぜ「お知らせメール」が重要なのか

サービス終了のお知らせメールは、単なる「通知」ではありません。

お客様にとって突然の連絡となることも多く、その印象次第でブランド全体への信頼が左右されることがあります。

誠実で丁寧な文面は、企業の信頼を守る最後のチャンスとも言えます。

だからこそ、感謝の言葉や経緯説明を欠かさず、読者が「大切に扱われている」と感じられる文章が求められます。

良い例	悪い例
「長年のご愛顧、誠にありがとうございました。」	「サービスを終了します。」
「心より感謝申し上げます。」	「終了日までに対応してください。」

伝える目的と企業側のリスク回避

このメールの主な目的は、サービス終了を「正確に・誤解なく・誠実に」伝えることです。

曖昧な表現や不十分な説明は、ユーザーの混乱や不信感につながるおそれがあります。

そのため、終了日・対応方法・問い合わせ先を明確に記載することが必須です。

また、利用者が「次にどう行動すればよいか」がすぐに分かるように案内することも大切です。

項目	説明内容
終了日	いつまで利用できるのか明記する
対応方法	ユーザーが行う必要のある手順を簡潔に書く
問い合わせ先	不明点がある場合の連絡窓口を明記

ユーザー心理を踏まえた伝え方の基本

サービス終了の告知は、受け取る側にとって少なからず残念なニュースです。

そのため、まずは「これまでの利用への感謝」を明確に伝えましょう。

次に、なぜ終了に至ったのかを簡潔に説明し、今後の対応を丁寧に案内する流れが理想的です。

ステップ	内容
① 感謝	これまでの利用への感謝を伝える
② 経緯説明	終了に至った理由を簡潔に述べる
③ 案内	今後のスケジュールや対応方法を示す

このように順序立てて伝えることで、読み手に誠実さと安心感を与えられます。

次の章では、メールを送るタイミングや通知スケジュールの立て方について詳しく見ていきましょう。

サービス終了メールを送るタイミングと注意点

この章では、サービス終了のお知らせを「いつ、どのように」送るべきかを具体的に解説します。

タイミングを誤ると、利用者が混乱したり、信頼を損ねるリスクがあるため、慎重な判断が求められます。

理想的な送信タイミングとその理由

一般的に、サービス終了のメールは終了日の1〜3か月前に送るのが最適とされています。

これは、利用者に十分な準備期間を確保してもらうためです。

早めの告知は「誠実さ」を伝える最初のステップとも言えます。

タイミング	目的
3か月前	重要な利用者への先行通知・社内調整
1〜2か月前	正式なサービス終了案内の配信
終了2週間前	リマインド・最終対応の促し

また、システムの停止や機能終了が複数段階に分かれる場合は、スケジュール表を添えることで混乱を防げます。

タイミングを誤るとどうなる？

告知が遅れると、利用者が必要な手続きを間に合わせられず、トラブルの原因になります。

また、突然の終了告知は「企業側の一方的な対応」と受け取られる可能性もあります。

「終了日ギリギリの連絡」は、信頼を損なう代表的なNG行為です。

失敗例	起きやすいトラブル
終了の3日前に通知	データ移行が間に合わない
リマインドを送らない	顧客が気づかず利用継続

特に法人契約や有料プランを扱う場合は、契約更新や返金処理の兼ね合いもあるため、さらに余裕をもって告知しましょう。

複数回の通知で信頼を守る方法

サービス終了メールは、1回送るだけで終わらせず、段階的に配信するのがおすすめです。

「初回通知→再周知→最終案内」という3ステップが理想的な流れです。

配信回数	目的	内容のポイント
1回目	初回告知	終了日と理由を簡潔に伝える
2回目	再周知	対応方法や問い合わせ窓口を再提示
3回目	最終案内	「あと〇日で終了します」というリマインド

複数回に分けて丁寧に案内することで、利用者が安心して対応できるだけでなく、企業の誠意も伝わります。

次の章では、実際にどのような内容をメールに盛り込むべきか、その構成と例文を紹介します。

サービス終了メールに入れるべき内容と構成

この章では、サービス終了メールに「何を」「どんな順番で」書くべきかを整理します。

伝えるべき情報が抜けると、利用者に不安を与えかねません。必要な要素をしっかり押さえましょう。

基本構成と要素一覧

サービス終了メールには、最低限次の6つの要素を含めるのが基本です。

これらを順序立てて配置すると、読みやすく、誠実な印象を与える文面になります。

要素	内容
① 件名・タイトル	簡潔かつ内容がすぐに分かるタイトル
② 導入文	感謝や経緯の説明を入れる
③ 終了するサービスの内容	どのサービスが対象かを明確にする
④ 終了日・スケジュール	いつ終了するのか、重要な日付を明記
⑤ 今後の対応方法	利用者が次に取るべき行動を案内
⑥ 感謝とサポート案内	最後に感謝と問い合わせ窓口を記載

この6項目を押さえることで、伝えるべき情報が漏れなく整理されます。

件名と導入文の書き方ポイント

件名はメールを開いてもらうための第一関門です。

あまりに硬い文面だと敬遠されるため、感謝や案内を添えたタイトルにすると好印象です。

良い件名の例	特徴
【ご案内】〇〇サービス終了のお知らせ	穏やかで誠実な印象
【重要】〇〇サービス提供終了と今後の対応について	開封を促す効果が高い
【感謝】長年ご利用いただいた〇〇サービス終了のご案内	利用者への感謝を前面に出している

導入文では、まず感謝の気持ちを伝え、その後に終了の事実を伝えるのが基本です。

最初に「終了」だけを伝えると、印象が急に冷たく感じられてしまうため注意しましょう。

感謝・終了・今後の案内を自然に伝える流れ

メール本文の理想的な流れは、以下のように「感謝 → 事実 → 案内 → サポート情報」です。

この順番を守ることで、読み手にストレスを与えずに理解してもらえます。

流れ	内容
① 感謝	「平素よりご利用いただき誠にありがとうございます」など
② 終了告知	「〇年〇月〇日をもちましてサービスを終了いたします」など
③ 今後の対応	「データの確認や移行をお願いいたします」など
④ サポート情報	問い合わせ窓口やFAQページへの案内
⑤ 感謝と締めの言葉	「これまでのご支援に心より御礼申し上げます」など

以下はこの流れを踏まえたフルバージョン例文です。

件名：〇〇サービス終了のお知らせ

平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

誠に勝手ながら、当サービスは〇年〇月〇日をもちまして、提供を終了させていただくこととなりました。

これまで長きにわたりご愛顧いただきましたこと、スタッフ一同、心より感謝申し上げます。

サービス終了に伴い、〇年〇月〇日までは通常どおりご利用いただけますが、その後はアクセスや機能のご利用ができなくなります。

必要に応じて、マイページよりデータの確認や移行をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、サポート窓口（support@example.com）までお問い合わせください。

今後とも弊社サービスをご支援賜りますようお願い申し上げます。

このように感謝と案内をバランスよく織り交ぜることで、冷たさを感じさせずに事実を伝えることができます。

次の章では、メールのトーンや文体の選び方について詳しく解説します。

トーンと文体の選び方

この章では、サービス終了のお知らせメールを書く際に大切な「文体」と「語り口」について解説します。

どんなに内容が正確でも、トーンが冷たすぎると信頼を損なうことがあります。誠実さと温かみのバランスが大切です。

「です・ます」調が好まれる理由

サービス終了のお知らせは、読者にとってネガティブに受け取られやすい情報です。

そのため、「です・ます」調の丁寧な文体が基本となります。

短く事務的な表現ではなく、あくまで「人対人」のコミュニケーションであることを意識しましょう。

おすすめの文体	印象
平素よりご利用いただき誠にありがとうございます。	丁寧で誠実
〇〇日をもちまして、サービスを終了させていただきます。	落ち着いた印象
これまでのご支援に心より感謝申し上げます。	温かみがある

逆に、ビジネスメールにふさわしくない表現（命令口調・断定調）は避けましょう。

避けたい例	理由
「終了するので早めに対応してください。」	命令的で冷たい印象
「ご理解ください。」	一方的に感じられる

温かみを出す表現とNGワード

「終了」という言葉は避けられませんが、言い回しを工夫することで印象を柔らかくできます。

“残念ながら”や“心苦しくも”といった表現を使うと、相手の気持ちを汲んだ丁寧な文面になります。

好印象の言い回し	ニュアンス
誠に勝手ながら〜	柔らかく事実を伝える
心苦しくも〜	読者への配慮が伝わる
これまでのご利用に深く感謝申し上げます。	感謝の気持ちを強調できる

反対に、以下のような言葉は冷たい印象を与えるため避けましょう。

NGワード	理由
終了します。	事務的で感情が伝わらない
中止します。	突き放した印象を与える
利用できません。	強すぎる断定表現

ブランドトーンに合わせた文体の調整

企業やサービスの性格に合わせて、文体のトーンを調整するのも大切です。

たとえば、BtoB企業ではフォーマルさを重視し、BtoCサービスでは少し柔らかくするのが自然です。

タイプ	おすすめトーン	例文
BtoB企業	フォーマルで控えめ	「平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。」
個人向けサービス	ややカジュアル・親しみやすい	「いつもご利用いただき、本当にありがとうございます。」

ブランドの一貫性を保ちながら、読者の気持ちを尊重するトーンに整えることが鍵です。

次の章では、具体的な「サービス終了メールの例文集」を紹介します。

サービス終了のお知らせメール 例文集【状況別】

ここでは、実際の業務でそのまま使える「サービス終了メール」の例文を、状況別に紹介します。

一般的な案内から有料プラン、法人向けまで幅広くカバーしているので、自社の状況に近いものを参考にしてみてください。

一般的な終了メールの例文

まずは、どんな業種にも使いやすい標準的な例文です。

感謝・事実・案内をバランスよく組み合わせることがポイントです。

件名：〇〇サービス終了のお知らせ

平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

誠に勝手ながら、当サービスは〇年〇月〇日をもちまして、提供を終了させていただくこととなりました。

これまで長きにわたりご利用いただいた皆さまに、心より感謝申し上げます。

サービス終了に伴い、〇年〇月〇日までは通常どおりご利用いただけますが、その後はアクセスができなくなります。

必要に応じて、マイページよりデータの確認をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、サポート窓口（support@example.com）までご連絡ください。

今後とも弊社サービスをご支援賜りますようお願い申し上げます。

ポイント	内容
導入部分	「平素より〜」などで感謝を伝える
終了告知	終了日を明確に記載する
締めの言葉	感謝で締めて誠実さを印象づける

有料プラン・課金型サービスの例文

有料プランがあるサービスでは、返金や契約期間に関する案内を明確に記載する必要があります。

件名：【重要】〇〇プラン終了のお知らせとご返金対応について

平素より〇〇プランをご利用いただき、誠にありがとうございます。

誠に勝手ながら、〇年〇月〇日をもちまして当プランの提供を終了させていただくことになりました。

現在ご契約中のお客様には、残存期間に応じて利用料金の一部返金を行います。

返金の詳細はマイページ内のお知らせ、または返金申請フォームよりご確認ください。

長期間にわたりご利用いただいた皆さまに、心より感謝申し上げます。

今後の新サービスについては、改めてご案内いたします。

ポイント	注意すべき点
金銭に関する案内	返金方法や申請手順を明記
感謝の言葉	文末に必ず感謝で締める

法人・取引先向け（BtoB）の例文

取引先企業などに送る場合は、よりフォーマルで、社外文書として通用する文面が求められます。

件名：業務用〇〇サービス終了のご案内

〇〇株式会社
〇〇ご担当者様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、当社の〇〇サービスは事業再編に伴い、〇年〇月〇日をもちまして終了させていただくこととなりました。

長年にわたりご愛顧賜りましたこと、厚く御礼申し上げます。

終了日以降はご利用データへのアクセスができなくなりますので、必要に応じて期日までにエクスポート作業をお願いいたします。

今後も、貴社の業務を支援できる新サービスの開発に努めてまいります。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

文体	特徴
フォーマル	「〜賜り」「〜申し上げます」などを使用
締めの表現	「何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます」で締める

SNS・アプリなどユーザー数が多い場合の例文

ユーザー数が多いサービスでは、メールだけでなく、WebページやSNS投稿でもお知らせを行うケースがあります。

多くの読者が一目で理解できるよう、できるだけシンプルな文面にまとめましょう。

件名：【お知らせ】〇〇サービス提供終了のご案内

いつも〇〇サービスをご利用いただき、ありがとうございます。

誠に勝手ながら、当サービスは〇年〇月〇日をもちまして提供を終了いたします。

長きにわたりご利用いただき、誠にありがとうございました。

終了に関する詳細は、公式サイト（https://example.com/notice）にてご確認ください。

ポイント	理由
短く簡潔にまとめる	大規模ユーザー向けに最適
リンクを活用	詳細はWebページに誘導する形が効率的

これらの例文をもとに、自社のトーンや読者層に合わせて調整すれば、誠実で印象の良いお知らせメールを作成できます。

次の章では、メール文面をより信頼性の高いものに仕上げるための「誠実な伝え方のポイント」を紹介します。

誠実に伝えるための5つのポイント

この章では、サービス終了メールを作成する際に意識すべき5つの重要なポイントを解説します。

どれも「誠実に伝える」「信頼を保つ」という視点から欠かせない要素です。

感謝の伝え方で印象が変わる

サービス終了の連絡は、読者にとって突然の知らせになりがちです。

そんなときこそ、最初の数行で「これまでの支援への感謝」を明確に伝えましょう。

感謝の言葉があるだけで、受け手の印象は大きく変わります。

良い例	印象
「長年のご利用、誠にありがとうございました。」	丁寧で温かみがある
「ご支援いただいた皆さまに心より感謝申し上げます。」	誠実で前向き

一方で、感謝を省いたり、事務的に書いてしまうと冷たい印象を与えてしまうことがあります。

理由は「簡潔・前向き」にまとめる

終了理由を説明する際は、あくまで簡潔に、そして前向きな表現を意識しましょう。

詳細すぎる説明や内部事情の言及は不要です。

「サービス改善のための統合」「新しい取り組みへの移行」など、ポジティブな言葉に置き換えるのがポイントです。

表現例	特徴
「今後のサービス向上のため、統合を行うこととなりました。」	前向きで安心感がある
「新たな展開に向け、リニューアルを予定しております。」	期待を持たせる

行動を促すやさしい表現を使う

お知らせメールには、利用者が取るべき行動（データ確認、手続きなど）が含まれることが多いです。

その際、命令調ではなく、「お願い」や「ご確認ください」などの柔らかい表現を使いましょう。

好ましい表現	避けたい表現
「〇日までにご確認をお願いいたします。」	「〇日までに確認してください。」
「必要に応じてお手続きをお願いいたします。」	「手続きを行ってください。」

やさしい言葉づかいにするだけで、読者に「配慮されている」と感じてもらえます。

件名の付け方で開封率を上げる

件名はメールの印象を左右する重要なポイントです。

読者が内容をすぐに理解でき、かつ安心感を持てる表現を心がけましょう。

件名のタイプ	例
シンプル型	【ご案内】〇〇サービス終了のお知らせ
感謝型	【感謝のご報告】〇〇サービス終了のご案内
説明型	【重要】〇〇サービス終了と今後のサポートについて

また、社内・取引先向けの場合は「【重要】」を、一般ユーザー向けの場合は「【ご案内】」を使うと良いでしょう。

フォローアップ対応の重要性

お知らせを送った後のフォローも、信頼を維持するうえで欠かせません。

「送って終わり」ではなく、「伝えた後の安心感」まで設計することが重要です。

フォローアップ例	内容
再案内メール	終了直前に「あと〇日で終了します」と再度知らせる
問い合わせ対応	終了後もしばらくサポート窓口を維持する
新サービス案内	リニューアルや代替サービスの情報を伝える

このようなアフターフォローがあることで、読者は「最後まで丁寧に対応してもらえた」と感じ、企業への信頼が高まります。

次の章では、これまでの内容をまとめ、記事全体の要点を整理します。

まとめ！誠実さと感謝で信頼をつなぐメールに

ここまで、サービス終了メールの目的、書き方、例文、そして信頼を守るためのポイントを解説してきました。

最後に、本記事の要点を整理し、読者がすぐに実践できる形でまとめます。

本記事の要点整理

サービス終了メールは、企業やサービス提供者にとって「最後のコミュニケーションの場」です。

その1通の印象が、これまで築いてきた信頼を左右することもあります。

だからこそ、誠実さ・丁寧さ・感謝の3要素が欠かせません。

ポイント	概要
① 感謝を最初に伝える	「これまでのご利用に感謝します」の一文が印象を決める
② 理由は簡潔に	詳細よりも前向きな説明を優先
③ 対応案内を丁寧に	次に取るべき行動を明確に伝える
④ トーンは穏やかに	命令口調や冷たい表現は避ける
⑤ フォローで信頼を守る	再案内や問い合わせ対応で安心感を提供

これらのポイントを押さえるだけで、読者に「丁寧な企業だ」と感じてもらえる文章に仕上がります。

読者が実践すべき次のステップ

最後に、あなたが次に行うべきアクションを簡単に整理します。

これらの手順に沿って進めれば、すぐに信頼されるお知らせメールを完成させられます。

ステップ	内容
1	本記事の構成をテンプレートとしてコピーする
2	自社サービス名・日付・窓口情報を入力する
3	トーンをブランドに合わせて微調整する
4	送信前に第三者チェックを行う
5	必要に応じて再案内・フォローを実施する

「終わりのメール」こそ、次への信頼を生むチャンスです。

感謝と誠実さを込めて伝えれば、読者に温かく記憶されるコミュニケーションになります。